A cotação de frete para empresas dos mais diversos setores é extremamente importante, uma vez que acompanhar todas as etapas do processo é fundamental para garantir uma eficiência na gestão das áreas envolvidas.
Entender de maneira clara o valor a pagar ou receber em relação ao transporte evita erros que podem afetar a lucratividade e, consequentemente, gerar prejuízos aos negócios.
Por esse motivo, uma alternativa é contar com ferramentas para automatizar essa atividade e promover processos mais dinâmicos e precisos.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar como é possível aprimorar a cotação de frete do seu negócio. Acompanhe!
Qual a importância da cotação de frete?
O frete deve ser visto como um aspecto estratégico na empresa, já que uma boa negociação gera impactos diretos na rentabilidade dos produtos e no custo da operação em geral.
É necessário conhecer o perfil da carga do negócio e buscar as parcerias mais adequadas para adquirir ganhos e evitar erros que podem causar penalidades contratuais e gastos com danos, avarias e atrasos na entrega.
Entre as vantagens dessa cotação, podemos citar:
- auxilia na rentabilização das operações da organização;
- gera redução de tempo na execução dos processos, além de aumentar o uso de recursos alocados nessa atividade;
- o domínio da informação é fator decisivo e diferencial competitivo na gestão de recursos de qualquer negócio, já que por meio de dados claros e precisos é possível tomar as melhores decisões.
Tipos de frete
Os tipos de frete podem ser divididos em 3 fatores diferentes. Veja quais são!
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Responsabilidade pelo frete
CIF
A sigla representa custos, seguro e frete, e estabelece que a responsabilidade referente ao pagamento do frete e gestão de riscos seja do remetente da carga.
Nessa situação, o pagamento é realizado na origem do transporte e o cliente apenas faz a compra. Dessa forma, o compromisso do embarcador só termina quando ela é recebida pelo destinatário final. É o modelo mais usado nas relações comerciais.
FOB
Nesse caso, o cliente é o responsável por efetuar o pagamento no momento em que recebe a carga.
Tipo de contratação
Normal
Ocorre quando a transportadora é contratada pela empresa para fazer o transporte e coleta a mercadoria no local de origem e entrega no destino final, sendo a única a realizar o percurso.
Subcontratação
A transportadora contratada decide solicitar que outra empresa realize o transporte. Prática muito usada com o intuito de aumentar a abrangência dos locais atendidos, oferecer melhores prazos e gerar eficiência nos processos.
Redespacho
Nesse caso, duas transportadoras oferecem o serviço, no qual a empresa contratada pelo cliente percorre um determinado trajeto e a sua parceira de negócios fica responsável por terminar o percurso. Então, as duas transportadoras realizam o processo.
Característica da carga
Lotação
A lotação ou carga fechada, abrange um grande volume, que normalmente ocupa a capacidade total do veículo e vai diretamente para o local de destino.
Fracionada
São formadas por diversos pedidos de pequeno volume, atendendo vários clientes. Nesse caso, existe mais de um ponto de atendimento no decorrer do transporte.
Quais são os principais desafios de uma empresa no que diz respeito ao frete?
Entre os principais desafios ligados ao assunto está o de encontrar um equilíbrio entre custo de frete e prazo de entrega, pois é cada vez mais comum que as exigências e particularidades impostos pelas áreas da cadeia logística provoquem impactos na conta de frete.
Nesse caso, é importante ter em mente que, quando condições são impostas aos parceiros, pode ocorrer o aumento de custos aos clientes e fornecedores, além de tornar o prazo de entrega pouco atrativo.
Por esse motivo, conhecer os fatores que influenciam na composição do frete é primordial para que uma negociação positiva seja realizada.
Quais são as etapas envolvidas para fazer uma cotação de frete?
É preciso conhecer as etapas que englobam todo o processo de entrega, não apenas na hora da cotação. Por exemplo:
- identificar o perfil de carga;
- compreender o modelo de negócio;
- ter ciência de quando o cliente precisa receber o produto em um prazo estipulado;
- entender quando será preciso alocar ajudantes para separação, se será necessário usar paleteira ou algum equipamento na descarga;
- projetar o tempo que o veículo ficará esperando;
- se existe a necessidade de agendar a entrega;
- avaliar se é uma zona de difícil acesso etc.
Todas essas informações são fundamentais para o direcionamento da operação e a homologação de parceiros de transporte.
É feita, então, a cotação de frete com a certeza de que bons aliados foram capacitados e que todas as decisões foram tomadas, em conformidade com as necessidades da companhia.
Quais fatores devem ser considerados ao realizar o cálculo de um frete?
Existem vários aspectos que influenciam na cotação de frete. Conheça os principais!
Local de origem e de destino
A quilometragem percorrida tem influência direta no momento de fazer o cálculo do frete, além da quantidade de combustível consumidos, desgaste de pneus e a dificuldade de acesso em determinados lugares.
Peso e volume (cubagem)
Geralmente, o valor do frete de uma mercadoria mais pesada e que ocupa um espaço maior é mais alto, independentemente do trajeto a ser realizado.
Isso acontece pelo fato de essa situação propiciar mais desgaste do caminhão a ser usado no transporte, além de requerer um tempo maior para o carregamento.
Tipo de carga
Nos casos em que a empresa presta serviços de transporte para vários tipos de carga, é importante que o preço seja determinado conforme cada mercadoria.
Afinal, não é possível comparar as particularidades e gastos que envolvem cada entrega de uma forma geral.
Além disso, existem pontos que exigem maiores cuidados, como conservação da temperatura, embalagens específicas, entre outros, que contribuem para a cotação de frete.
Impostos
Os impostos também devem ser considerados nesse momento, por exemplo:
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
- Programa de Integração Social (PIS).
Os impostos apresentados são aqueles considerados fixos, contudo, existem alguns casos em que serão cobradas outras taxas — estaduais e municipais do local que será atendido pela transportadora, tarifa e pedágios.
Valor aduaneiro
O valor aduaneiro é caracterizado pelo preço da mercadoria importada, seguro e frete internacional, conforme o estabelecido na Instrução Normativa SRF nº 327. Ao calcular o frete aduaneiro, é preciso ter esse valor como base e não o preço indicado na nota fiscal.
Gerenciamento de Risco em Transporte Rodoviário de Cargas (GRIS)
O GRIS se trata de uma taxa que é cobrada sobre o preço do produto para eventuais custos preventivos de riscos.
Em alguns casos, a transportadora considera a dificuldade da entrega ou o perigo envolvido para realizar essa cobrança. Outro exemplo é quando existe a possibilidade de furto ou extravio durante o trajeto.
Pedágio
Diversas rodovias do Brasil são gerenciadas por meio de uma concessão privada. Nesse caso, o pedágio cobrado durante o trajeto deve ser considerado para compor o preço do frete.
Cobranças extras
Além das questões apresentadas anteriormente, outros valores podem ser englobados no preço final do frete, que vai depender de cada transportadora, como:
- tarifas pela coleta, despacho, atrasos ou reentrega;
- quantidade de remessas a serem realizadas;
- rotas em locais com tráfego pesado ou sem chance de carga durante o retorno;
- agendamento, onde um horário é predeterminado evitando o risco de atrasos na entrega etc.
Benefícios em otimizar a cotação de frete
A cotação de frete é uma atividade complexa, considerando que é preciso assegurar que as melhores contratações serão feitas por meio da análise de diversas variáveis como prazo, preço e qualidade do serviço prestado.
Para automatizar esse processo, é possível encontrar no mercado ferramentas que ajudam na otimização do fluxo de trabalho.
Veja os benefícios que essa otimização pode oferecer:
Aumento da produtividade
Ao investir na tecnologia é possível fazer com que algumas rotinas logísticas sejam finalizadas de forma automática, o que reduz a quantidade de tarefas repetitivas sob responsabilidade da equipe e o tempo gasto nas operações.
Assim, é possível delegar atividades mais estratégicas para os profissionais, que gerem melhoria e desenvolvimento do setor.
Padronização dos processos
Outra vantagem da otimização é a padronização dos processos. Por exemplo, reunião de dados importante para a constituição do frete, colaborando para a minimização de custos e redução de erros.
Agilidade no processo de cotação
A automatização da cotação de frete também gera agilidade. Dessa forma, as cargas passam a ser liberadas em menor tempo, impactando no prazo informado para os clientes, o que aumenta a satisfação.
Como economizar na cotação de frete?
Existem algumas dicas que podem ser colocadas em prática para tornar o processo de cotação de frete mais econômico. Veja algumas delas!
Faça um bom planejamento
Nesse caso, o mais adequado é definir a quantia do orçamento que será usada para custear os gastos com transporte em um tempo determinado. É necessário que as metas sejam realizadas e que se enquadrem na realidade do negócio.
Também é importante realizar um monitoramento eficiente para entender se existem gastos excessivos e o que fazer para reduzi-los sem perder a qualidade dos serviços oferecidos.
Conte com preços mais acessíveis
Para isso, o recomendável é incluir várias opções em uma cotação. Isso eleva o poder de negociação e possibilita uma contratação com melhores condições para a prestação do serviço.
Leia mais: Tempo de Ciclo do Pedido (OFCT): saiba o que significa e como pode ser calculado
Faça parcerias de confiança
É fundamental avaliar alguns critérios antes de escolher uma transportadora como parceira, por exemplo, a reputação e tradição da empresa no mercado, prazos e condições de pagamento, atuações em casos de ocorrência (atrasos, extravios, avarias e devoluções), investimento em tecnologia e demais.
Acompanhe os indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são usados com o intuito de analisar os resultados dos processos e identificar se tudo está ocorrendo dentro do planejado.
Isso permite averiguar se os recursos aplicados e práticas implementadas foram suficientes para atingir os objetivos. Entre os pontos a serem analisados estão: frete sobre o valor do faturamento, por região, por mercadoria, custo de reentregas, etc.
Com esses dados em mãos fica mais fácil detectar erros, suas possíveis causas, bem como medidas a serem colocadas em prática para solucioná-los.
O processo para cotação de frete engloba vários fatores. Por isso, é necessário investir na automatização da atividade por meio de uma solução adequada às características do negócio e, assim, conquistar benefícios como a melhora no relacionamento com parceiros estratégicos, eficácia na utilização dos recursos e minimização dos custos operacionais.
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