Fundamental para evitar o desperdício e gastos desnecessários e a insatisfação do cliente, a gestão de estoque consiste em organizar as mercadorias com objetivo de registrar e fiscalizar matérias-primas ou produtos e, também, gerenciar a entrada e saída dos materiais.
Como resultado dessa organização, a empresa consegue ter sob controle o orçamento e quantidade, sem acúmulos, do produto que comercializa. Dessa forma o estoque não fica lotado. Para isso, é importante ter um planejamento bem estruturado que envolva principalmente os setores de logística, suprimentos e operações, marketing e comercial.
Tenha em mente que o começo é difícil. Principalmente para estoques que comportam grande número de produtos, mas com o tempo você irá aprender a identificar padrões de erros, consumo interno e outras variáveis. É importante rigidez para o controle do estoque, e assim, diminuir a margem de erro e, consequentemente, de prejuízo.
7 dicas para realizar uma gestão de estoque eficiente
1. Conheça e organize seu estoque
Faça um mapeamento para conhecer de forma detalhada o estoque. Existem diversos recursos que podem tornar o ambiente arrumado, como pallets (ou paletes), estantes e caixas. Busque a opção que melhor atenda às necessidades da sua empresa.
É importante buscar uma padronização. Para isso, crie códigos e nomenclaturas a fim de reduzir as possíveis dúvidas dos funcionários sobre quantidade do produto, natureza ou validade. É interessante fazer uma espécie de dicionário interno para que os colaboradores possam consultar esses protocolos com facilidade, evitando assim possíveis erros.
Fazer uma ficha de controle de estoque, física ou em um sistema, ajuda bastante a organizar as mercadorias e orientar a equipe responsável. Como apontado pelo Sebrae, normalmente a ficha de controle conta com as seguintes informações:
Além disso, é essencial que essas informações sejam armazenadas no mesmo local e divulgadas para todos os responsáveis pelo estoque e armazenamento.
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2. Faça uma previsão de demanda
Para evitar que oscilações em vendas se tornem um problema para a sua empresa, vale a pena elaborar uma previsão de demanda. Ou seja, identifique em que período (ano, semana, dia etc.) os consumidores demonstram mais interesse em adquirir o produto. Com a previsão estruturada, a gestão de estoque será eficiente e capaz de se antecipar às demandas, e assim orientar o giro dos produtos, isto é, determinar quando a mercadoria vai sair do armazém.
Além disso, é possível ficar um passo à frente da concorrência por conhecer os hábitos dos clientes e do mercado, já que a sua empresa estará antecipada. É necessário considerar que na maioria das vezes o interesse do público vem de estímulos externos e, de maneira geral, não pode ser controlado totalmente pela empresa. Contudo, o impacto pode ser planejado, por isso a importância das ações serem integradas.
Veja abaixo alguns fatores que podem influenciar na demanda de produtos:
Sazonalidade
Em alguns casos o interesse do público está relacionado à sazonalidade. Como é o caso dos aparelhos de ar condicionado, que costumam ter maior demanda no verão. Há ainda o exemplo das luzes de natal, com maior procura durante os meses de novembro e dezembro. Alguns produtos possuem sazonalidade menos óbvia, mas ainda assim podem sofrer uma queda em vendas por fatores externos.
Toda empresa deve saber quais são os meses mais propensos para a compra de seus produtos e quais podem ser críticos. A gestão de estoque, assim como a logística inbound na compra e transporte de matéria-prima, também deve ser pensada a partir desse mapeamento.
Promoções e publicidade
Se o público receber um estímulo, a expectativa é que a demanda aumente. Dessa forma, ao fazer uma campanha publicitária na televisão, por exemplo, a organização deve preparar os departamentos de logística e suprimentos para que haja volume suficiente no estoque. Também é necessário se programar na etapa de transporte para que o produto chegue até o comprador.
3. Controle a entrada e saída dos produtos
Monitorar o fluxo das mercadorias permite que a empresa organize o estoque. Além de conhecer os hábitos de consumo do cliente, o que ajuda a prever demanda. Anote a data e o horário de entrada e saída do produto, além do tempo que ele ficou parado no armazém. Calcule também a vida útil, ou seja, o tempo em que a empresa espera vender uma determinada mercadoria.
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Já com os dados coletados, divulgue para a equipe de logística e os outros responsáveis pela atividade. É importante que todos os times tenham acesso a essas informações.
4. Reponha as mercadorias
Existem dois tipos de reposição de estoque basicamente: uma contínua e outra periódica. Como se subentende pelo próprio nome, a divisão contempla produtos que costumam sair mais ou menos.
É importante fazer um inventário para registrar e controlar a entrada e saída de mercadorias e anotar a disponibilidade dos produtos. Discrimine quais devem ser repostos de forma contínua e quais periodicamente.
Além de se preocupar com a reposição de mercadorias e/ou matérias-primas, é essencial que a empresa também inspecione fisicamente o estoque de forma periódica. Existe uma grande possibilidade do sistema de controle de estoque apresentar erros, que podem ser gerados por diversos motivos. Dessa forma, com o inventário e uma inspeção física, é possível identificar se a ferramenta de monitoramento de estoque apresenta dados diferentes da realidade.
5. Escolha a ferramenta mais adequada para a realidade da sua empresa
As planilhas são utilizadas por diversas organizações para ajudar no controle do estoque. Mas também existem outras plataformas que tornam o processo mais ágil, prático e seguro. Há softwares para diferentes etapas das atividades logísticas, como gestão de transporte ou TMS (do inglês, Transportation Management System), gestão de armazéns ou WMS (do inglês, Warehouse Management System), e outros.
Independentemente da plataforma que escolher realizar o controle do estoque, é importante que as informações sejam atualizadas de forma periódica. Claro, se a ferramenta escolhida para gestão não o fizer sozinha.
Outro ponto a ser considerado é a capacitação dos funcionários para usar a ferramenta. Assim, investir em treinamentos e reuniões é fundamental para que o controle de estoque seja feito de maneira eficiente.
6. Cultive o relacionamento com fornecedores
Os fornecedores são peças muito importantes em qualquer negócio, já que o desempenho deles é capaz de influenciar diretamente nos resultados da sua organização. Há muitos benefícios em ter um bom relacionamento com os mesmo. Por exemplo negociação de pagamentos, prazos de entrega, além da abertura para propor mudanças nos processos de maneira geral. Além disso, existem algumas situações urgentes, em que é necessário realizar tarefas em um prazo muito menor do que o convencional, ou solicitar mais produtos de última hora. Nesses momentos, contar com um fornecedor parceiro pode ser bastante útil.
Para medir a qualidade do serviço prestado com seu fornecedor, você pode criar indicadores de performance, conhecidos também como KPIs (do inglês, Key Performance Indicator).
7. Aposte em inovação
Outra dica importante é acompanhar as novidades do setor para ter ideias e buscar inovação. Se o seu armazém esgotou a capacidade total para o estoque de produtos, por exemplo, você pode considerar adotar um Centro de Distribuição Compartilhado.
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Inspirado na proposta de economia compartilhada, esses novos Centros de Distribuição permitem o compartilhamento do espaço e promovem uma grande economia para a empresa, já que há uma grande redução dos custos de armazenamento e transporte. Além disso, é possível aproveitar e compartilhar recursos de outra organização, já que há relação de parceria entre as empresas.
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