Para controlar as suas reservas de forma eficiente, você irá precisar ir além de apenas utilizar planilhas organizadoras. Muitos hoteleiros ainda investem um valor alto na criação de planilhas especiais, onde é possível fazer uma gestão até boa, mas que pode se tornar complexa demais com o passar dos meses.
Lembre-se que as reservas são o principal produto do hotel. E o que acontece se uma empresa não faz a manutenção correta desse produto? Ela não vende!
O controle e a organização traz inúmeros benefícios. Nesse post vamos conversar um pouco sobre isso. Deixamos quatro dicas bem especiais para você conseguir controlar as suas reservas a partir de agora e sem burocracias. Veja.
1 – Organize os seus processos
Não vai adiantar investir na planilha mais completa ou, até mesmo, em um sistema para o hotel, se seus processos não estão organizados e bem definidos.
A organização de processos consiste em pensar na estruturação do seu time, nas responsabilidades de cada funcionário e em toda a sistemática do hotel.
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Considere alguns pontos como:
- Criar setores bem definidos;
- Estabelecer detalhadamente a dinâmica de funcionamento, desde o check-in, até o check-out do hóspede;
- Organizar a dinâmica da governança;
- Entender quais os melhores métodos de pagamento e prestação de conta.
- Criar um speech atrativo, direto e eficiente para o hóspede.
Pense em processos como toda a dinâmica de funcionamento do hotel. Considere tudo o que for função, procedimento e ação para o time.
2 – Registre todas as reservas
É algo menos comum, mas ainda há hoteleiros que não registram todas as reservas. Esses empresários contabilizam apenas as reservas pagas e isso pode gerar muitas complicações.
Para controlar suas reservas, é necessário contabilizar até mesmo os contatos que solicitaram orçamento.
Quando você faz isso, tem um controle também de toda a dinâmica do hotel, como:
- Disponibilidade do time. Um período onde haverá alta de hóspedes, você precisará do time mais completo, por exemplo;
- Estoque de alimentos e bebidas. Se você fornece alimentos e bebidas para seus hóspedes e sabe exatamente o fluxo de um período, consegue se organizar melhor para não ter nenhum item em falta;
- Entrada financeira. É possível ter uma previsão financeira. Isso ajuda na contabilidade do hotel.
Além de todas as questões acima, o controle das reservas evita uma das maiores dores de cabeça para o hoteleiro: overbooking!
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3 – Revise diariamente todas as reservas da semana
Controlar suas reservas fica muito mais fácil quando você não acumula ações sobre ela.
No tópico anterior mostramos como o registro das entradas e saídas de hóspedes ajuda também em outros setores do hotel. Além de registrar, é preciso revisar diariamente, principalmente as reservas sem confirmação.
Quando isso é feito você controla suas reservas em relação a pagamentos pendentes, comunicações que precisam ser feitas antes do check-in, envia algum e-mail marketing com dicas ou promoções, etc.
Caso não haja um fluxo muito intenso diariamente, dá para criar um espaço maior entre essas revisões. No entanto, não ultrapasse mais do que 5 dias.
4 – Crie uma Política de Reservas
A Política de Reservas é um documento que pode ser anexado no e-mail, informando todas as condições para check-in, check-out, pagamento e o que for importante para a sua boa comunicação com o hóspede.
Se você não tem todas essas condições por escrito e não comunica o hóspede a respeito, pode ter problemas diversos.
Não é preciso pensar em nada complexo. Crie um texto simples, respondendo perguntas como:
- Prazo (em dias) para confirmação da reserva. Entenda a confirmação como um valor pago antecipadamente, para garantir o bloqueio do quarto;
- Horários de check-in e check-out;
- Condições para early check-in e late check-out;
- Informações sobre funcionamento do hotel.
Na Política de Reservas pode ainda constar quaisquer outras informações que você considerar relevante. Só lembre de produzir algo direto e simples! Nada de documentos muito extensos, pois aumenta as chances de o hóspede não se atentar a tudo.
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Dica extra: use um sistema hoteleiro para controlar suas reservas sem erro
Quando você pensa em fazer todo o controle acima de forma manual, ainda compromete a agilidade e consistência de informações.
Um bom sistema hoteleiro vai ajudar você em todo esse processo. Considere pensar em contratar uma ferramenta para deixar o controle das reservas mais seguro, dinâmico e fácil!
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