Veja 4 benefícios da gestão de documentos digitais no seu hospital

Implantar um sistema de gestão de documentos digitais é uma tendência no setor de saúde. Essa solução pode aliviar a carga na administração de registros médicos, entre outros documentos que fazem parte da rotina de todos os hospitais.

Portanto, esse sistema busca melhorar a organização das informações, facilitando as dificuldades que uma papelada grande pode gerar.

Com base nos benefícios do sistema de gestão de documentos digitais, resolvemos separar 4 nesse artigo.

Confira!

1. Economia de custos

A economia de custos é um dos principais benefícios do uso de um sistema de gerenciamento de documentos no setor de saúde. 

Basicamente, a manutenção de registros eletrônicos garantirá que as instituições comprem menos papel, cartuchos e consertem ou substituam menos impressoras e fotocopiadoras. Além do preço de compra, todas essas máquinas também requerem manutenção regular e funcionam com eletricidade. Isso se traduz em custos ocultos que devem ser pagos todos os meses. 

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Além disso, os hospitais precisam de uma estrutura para a manutenção de registros e arquivos físicos. Isso pode levar a redução de espaços para tratamento médico e outras atividades que constituem as funções essenciais de uma instituição de saúde. 

Digitalizar todos os registros de pacientes permitirá que as organizações possam armazenar seus arquivos na nuvem, o que significa não haver razão para o investimento em servidores caros. O armazenamento em nuvem não ocupa espaço físico na instituição, liberando todo o espaço da instalação para oferecer mais e melhores serviços.

Mudar para um sistema digital de gerenciamento de documentos também levará automaticamente a uma redução substancial do pessoal administrativo na gestão hospitalar. Os funcionários não precisam criar ou recuperar registros físicos, uma vez que todas as informações relevantes se tornarão acessíveis instantaneamente. 

2. Maior produtividade

O grande problema com os registros em papel é que eles são documentos físicos e, como tal, devem ser transportados manualmente para um ou mais departamentos, ou ainda para diferentes pessoas. 

Este é um processo tedioso e complicado que pode levar horas. Muitos departamentos localizados em diferentes partes da mesma organização também podem precisar acessar o mesmo documento. 

A necessidade de copiar arquivos referentes a informações de pagamento e faturamento, bem como os dados médicos do paciente em tempo real podem impactar diretamente na produtividade dos processos internos das instituições de saúde.

Com uso de sistemas de gestão de documentos digitais é possível reduzir substancialmente o tempo de acesso a vários arquivos de pacientes, bastando, por exemplo, digitar o termo de pesquisa relevante. Cada documento eletrônico recebe seu próprio identificador exclusivo, que pode ser usado como um meio de pesquisar rapidamente esse documento específico. 

Portanto, médicos e administradores de hospitais serão capazes de pesquisar o nome de um paciente e recuperar todo o seu histórico médico e registro relacionado em poucos segundos. Isso lhes dará bastante tempo para atividades de valor agregado.

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3. Ajuda a manter a conformidade regulatória

A segurança dos dados do paciente é um requisito regulatório crítico. Muitas leis, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), foram criadas e determinam a privacidade e a segurança das informações protegidas de saúde. 

Um sistema de gestão de documentos digitais oferece a conversão perfeita de toda a papelada em arquivos eletrônicos que podem ser usados ??para controlar o acesso às informações. Ao mesmo tempo, também aumentará a confidencialidade dos dados do paciente. 

4. Garantindo a segurança da informação

Ao adotar um sistema de gestão de documentos digitais, trilhas de auditoria mostrarão o nome de usuário, a hora e a data de cada atividade que ocorreu no arquivo de registro de um documento. 

Isso permitirá que os administradores monitorem todas as atividades de criação e recuperação de documentos e, assim, garantam a segurança e a integridade dos registros. 

Uma vez executado corretamente, o sistema de gestão de documentos digitais garantirá que todas as práticas comerciais adequadas no ambiente de saúde foram seguidas de forma adequada. Isso também garantirá que o conteúdo foi devidamente capturado, gerenciado, armazenado e descartado no momento apropriado. 

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