A área de logística e distribuição envolvem, entre outros requisitos, clareza quanto às questões fiscais. Respeitar as determinações da Secretaria da Fazenda para os serviços de transporte, além de estar em conformidade com a Lei, significa ter menos custos em todo o processo. Nesse cenário, inclui-se o certificado CTe.
O CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico)é um documento semelhante à Nota Fiscal Eletrônica (NFe), exigido obrigatoriamente desde 2013.
Ao ser responsável por serviços de transporte, é preciso ter um eficiente controle do CTe, garantindo assim a qualidade das entregas e evitando possíveis problemas com o Fisco.
Para auxiliar o trabalho de gestão e controle do CTe, trouxemos hoje informações de como fazer o controle do CTe e quais as vantagens para sua empresa.
Formato do CTe
O CTe é exigido em todo o território nacional e obrigatório em todos os modais (Ferroviário, Aéreo, Rodoviário, Dutoviário ou Aquaviário).
Seu formato é eletrônico e, assim como a NFe, apresenta-se como um arquivo XML e tem uma assinatura digital que garante a validade jurídica e a veracidade desse documento.
Vantagens do certificado eletrônico
Como é feito em formato eletrônico, ficam extintos todos os custos com papéis e impressões, além de diminuir os gastos operacionais e com equipe para melhor organização desses dados.
Além disso, percebe-se um ganho de tempo durante as paradas obrigatórias dos veículos junto aos Postos Fiscais, uma vez que o CTe garante uma fiscalização muito mais ágil e simples.
Outro benefício está na diminuição de erros documentais, já que os dados são digitados uma única vez e as informações enviadas em formato XML.
Por que fazer o controle do CTe?
Ao contar com um controle dos certificados de transporte eletrônicos, você consegue:
- extrair todas as informações dos CTe’s emitidos por meio de um relatório;
- executar a validação do CTe junto à Sefaz;
- controlar os prazos e regras que a Sefaz exige para mudança no CTe ou seu cancelamento;
- consultar quais CTe’s estão com prazo vencido;
- criar alertas para que o gestor responsável saiba quando qualquer documento fiscal for alterado;
- saber qual NF-e corresponde a cada CTe, de maneira integrada e rápida;
- fazer a guarda legal pelo período devido de todos os CTe’s sem ser necessário um espaço para acúmulo de documentos em papel;
- disponibilizar, quando autorizado, o CTe ao destinatário ou ao tomador do frete, em XML ou PDF, a fim de promover a colaboração fiscal entre os clientes e os transportadores;
- facilitar e simplificar a Escrituração Fiscal e contábil, que necessitará de todas a NFe’s e CTe’s emitidas;
- o armazenamento eletrônico permite facilitar a contratação de seguros;
- menos burocracia e melhor gestão, dado que o CTe é composto por vários outros documentos que antes eram emitidos separadamente.
Um controle eficaz do CTe também auxilia a gestão de todo processo. É possível identificar arquivos danificados, além de verificar todas as inconsistências nos dados, otimizando a atuação do gestor, que ganha em tempo e qualidade.
Afinal, em situações de fiscalização, ter os documentos fiscais eletrônicos de maneira organizada é um problema a menos para atender quaisquer exigências de maneira imediata e eficiente.
Os clientes do negócio também são beneficiados, em virtude da maior agilidade das entregas, promovendo satisfação e fidelização com a empresa.
Como fazer o controle do CTe?
Embora seja um documento digital, o CTe tem uma versão impressa chamada DACTE, ou Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico. As informações são resumidas e o veículo deve tê-lo enquanto estiver prestando o serviço de transporte.
Embora seja preciso apresentar o DACTe nos postos de fiscalização, o procedimento agora é mais rápido, visto que o CTe engloba outros documentos que antes eram emitidos separadamente, como:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7.
O DACTE é emitido mediante autorização da Sefaz, para que depois a mercadoria seja liberada para o transporte. O procedimento ocorre nas cinco etapas seguintes:
- O remetente faz a emissão da nota fiscal;
- Em seguida, o responsável pelo transporte gera o CTe e envia o XML para a validação da Sefaz;
- Após a autorização da Sefaz, o CTe é reenviado ao transportador, de forma eletrônica;
- O DACTe é impresso pelo transportador;
- Por fim, a mercadoria segue até o seu destino.
Conforme as regras da Secretaria da Fazenda (Sefaz), é preciso fazer o credenciamento para estar apto à emissão do CTe, além de testar os sistemas emissores para a devida homologação.
Cada documento de Conhecimento de Transporte é válido para todo o território nacional, mas o credenciamento e homologação é feito em nível estadual.
Por isso, se a empresa tiver matriz em um estado e filial em outro, por exemplo, deverá fazer o pedido em cada federação onde houver uma unidade responsável pelo transporte e emissão desses documentos.
Feito isso e com a posse de seu certificado digital (disponibilizado por Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR), a empresa poderá fazer o controle do CTe de maneira integrada, com a total ciência de quantos documentos foram emitidos e do status de cada um deles.
Como fazer a emissão do CTe de forma eletrônica?
Depois que a Sefaz deixou de disponibilizar gratuitamente o CTe, foi preciso que as empresas adotassem sistemas que fizessem o procedimento, bem como o armazenamento e gestão.
Escolher um bom software requer o conhecimento aprofundado sobre as necessidades da empresa, bem como os colaboradores devem estar capacitados para manusear a ferramenta e obter o seu máximo proveito. Para entender melhor o passo a passo de emissão do CTe, confira as subseções a seguir!
Certificado digital
Além de ter cadastro na Sefaz, é preciso obter o certificado digital para que a operação possa ocorrer eletronicamente. A empresa deve, portanto, solicitar um certificado junto à ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas), de modo a garantir segurança e confidencialidade na hora de receber e enviar os documentos na rede.
Configurar o sistema
Para esta etapa é crucial contar com uma empresa que ofereça um bom suporte. É preciso alimentar o sistema com os dados do negócio que são necessários à emissão dos documentos eletrônicos, de modo a evitar erros e retrabalhos por parte dos colaboradores.
Também é importante fazer com que o software realize a importação do arquivo XML, a versão digital da nota fiscal.
Leia mais: Guarda de documentos fiscais: tudo que você precisa saber
Preencher os dados
Com o sistema corretamente configurado e apto a importar XML, é hora de preencher os campos do CTe, sendo que os principais dados são:
- remetente e destinatário;
- chave de acesso da nota fiscal;
- modelo do documento;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações);
- informações sobre o veículo e o condutor.
Saber como fazer o controle do CTe por meio de um sistema torna a operação mais rápida, eficiente e menos passível de erros.
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