Saiba qual é a diferença entre implantação e treinamento

Modificar um processo, uma rotina ou a forma de trabalhar é um desafio para todas as organizações. No processo de adoção de um software de gerenciamento de projetos não é diferente. Seja por resistência cultural, seja pela dificuldade de lidar com o novo processo, é importante saber a diferença entre implantação e treinamento dos usuários. Isso se torna um momento fundamental para melhorar as chances de sucesso dessa nova operação.

No entanto, durante esse período, há alguma dificuldade de compreensão sobre a diferença entre implantação e treinamento, além de existir uma certa resistência em investir com mais afinco nesses dois processos durante a adoção de uma nova solução.

Esses processos, quando bem executados, reduzem a curva de aprendizado e deixam a ferramenta muito mais enraizada aos processos da companhia. É por isso que preparamos esse artigo, para ajudá-lo a entender melhor a diferença entre os dois, assim como evidenciar a importância em investir nesse momento. Confira.

Significado de implantação

Quando se trata de um software, a implantação é a fase em que se trabalha a sua inclusão dentro dos processos da empresa, tornando-o pronto para ser utilizado pelo cliente final ou para um futuro treinamento.

O processo de implantação consiste em várias atividades com o objetivo de configurar as regras do negócio e os cadastros no sistema para se tornarem aderentes aos processos de um determinado cliente.

O facilitador se reúne com os responsáveis pelas definições de uso do sistema a fim de explicar o seu funcionamento e alimentar cadastros e configurações.

Essas atividades podem ser realizada presencialmente, virtualmente ou de forma mista. A implantação não tem uma duração determinada, mas deve ser feita o mais rápido possível.

No final da implantação, as pessoas que tiverem participado das oficinas terão condições de navegar e operar o software, mesmo sem um treinamento formal. O tempo investido na implantação garante que o sistema esteja mais preparado à necessidade de gerenciamento da empresa.

Uma parametrização bem realizada facilita a adoção pelos demais usuários, acelera o go live da operação e reduz o tempo de retorno do investimento.

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Conceito de treinamento

O treinamento, por sua vez, refere-se à operação de dinâmicas e conteúdo com objetivo de transferir conhecimento, habilidades e competências específicas. Durante o treinamento, a estrutura visa capacitar os envolvidos em uma determinada disciplina.

A realização de um treinamento corporativo é uma excelente prática que oferece aos seus colaboradores a chance de ampliarem seus conhecimentos e técnicas.

Combinação entre implantação e treinamento

Tanto a implantação quanto o treinamento têm aplicação e utilidades distintas. Enquanto na implantação arrumamos a casa e definimos as regras do jogo, durante o treinamento apresentamos a arrumação e explicamos como utilizar as funcionalidades e as ferramentas existentes, como melhor utilizá-las na rotina diária e conceitos de gestão de projetos.

Combinar a implantação e treinamento na adoção de um sistema de gestão de projetos é uma grande alavanca para a empresa acelerar os resultados e melhorar a maturidade do negócio. O investimento feito no início da operação potencializa a aceitação à ferramenta, assim como aumenta significativamente as chances de sucesso da adoção da gestão de projetos.

Avaliação de processos

O ERP oferece diferentes vantagens para a empresa. Mas, para isso, precisa ser implantado em função da demanda que ela apresenta. Se não for assim, ele pode representar um investimento inútil, porque não melhora nem corrige os processos.

Como cada organização tem seus próprios interesses e meios diferentes de trabalhar, a implantação do software deve respeitar a avaliação das rotinas, pois, assim, será possível identificar de que modo o produto será útil.

É necessário um mapeamento dos processos da organização a fim de identificar de forma correta cada grupo que passará por mudanças. Depois dessa identificação, os funcionários devem ser avisados e notificados sobre a razão pela qual o sistema efetuou a busca.

A equipe será preparada conforme o projeto, e as atividades serão periodicamente atualizadas. O planejamento é uma etapa fundamental, pois, sem ele, fica inviável para a empresa desenvolver o processo de mudança interna para recebimento do software.

Definição das necessidades da empresa

Depois de realizada a análise inicial, deve-se registrar no papel tudo de que a organização precisa. Recomenda-se trabalhar com listas de necessidades e de resultados para ter um roteiro de implantação. Depois dessa etapa, o gestor já está em condições de consultar o mercado procurando soluções para aprimorar a rotina de trabalho.

A definição das necessidades assegura que o sistema alcance os objetivos do planejamento, evitando que sejam aplicados recursos com funções desnecessárias. A determinação dos critérios é responsabilidade do gestor. É a melhor forma de manter um recurso e mensurar os resultados e o desempenho.

Sabendo as reais necessidades do negócio, é possível encontrar soluções efetivas que resolvam os problemas e satisfaçam as exigências da organização.

Para identificar os pontos cruciais para a empresa, deve-se fazer um mapeamento com a ajuda de uma equipe preparada para essa tarefa. Algumas questões que podem ser propostas são:

• Quais serviços necessitam de melhorias?
• Qual o perfil dos clientes que também utilizarão o software?
• Quais as características mais importantes desse público?

Ajuda de especialistas

Implantar um sistema não é tão simples. Os profissionais habilitados podem ajudar, garantindo que os métodos e os softwares sejam apropriados aos interesses da empresa.

Um bom atendimento ocorre quando o fornecedor revela conhecimento para, além de disponibilizar soluções para a empresa, capacitar e treinar os colaboradores, de forma que o trabalho seja otimizado. Não se trata de uma estratégia limitada ao início da implantação, mas que continua por um período longo, já que processos e recursos tecnológicos precisam de constante atualização.

Nesse sentido, espera-se do fornecedor a capacidade de atender satisfatoriamente ao cliente, de se comunicar bem e de revelar transparência em suas ações. O trabalho de bons profissionais garante que a empresa terá economia de dinheiro e de tempo, tornando mais simples o processo de adaptação.

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Capacitação da equipe para se ajustar às mudanças

A mudança interna também é necessária. Os funcionários precisam se preparar para o novo sistema. Caso contrário, os resultados não serão os esperados.

O treinamento será efetivado antes de o sistema iniciar suas operações. A equipe precisa ser mobilizada antecipadamente para que, quando a nova solução se integrar à rotina, a quantidade de erros seja pequena porque os funcionários já se ajustaram ao novo cenário.

O treinamento dos colaboradores é essencial para o sucesso do software. São eles que utilizarão a solução nas atividades de rotina. É importante trabalhar com cronogramas, determinando etapas para a implantação. Organizando todas essas coisas, os resultados tendem a ser melhores.

Uma forma de preparar o terreno é focando na gestão de mudanças. Ela consiste na divulgação da transição para todos os funcionários, valendo-se de palestras, reuniões, apresentações, orientações de rotina. Essas ações poderão despertar a motivação dos colaboradores, facilitando seu engajamento.

O treinamento deve permitir que, no dia a dia, os colaboradores tenham condições de:

• fazer o aproveitamento máximo da nova solução;
• acostumar-se aos padrões de TI que a empresa passará a adotar;
• prevenir-se contra problemas de aproveitamento pessoal (um funcionário mal preparado pode oferecer um desempenho abaixo do esperado).

Escolha do software mais adequado

É importante que o software atenda de forma mais específica o segmento do mercado ao qual sua empresa pertence. Dessa maneira, tanto os métodos quanto os serviços ofertados pelo fornecedor serão destinados ao cenário real em que a empresa desenvolve suas atividades. Se possível, evite as ferramentas genéricas, optando pelas mais específicas.

Informar-se sobre as soluções mais adequadas é um trabalho de pesquisa, que envolve consultas na internet e entre outros profissionais, colegas que podem orientar sobre os melhores fornecedores, serviços e produtos.

O que pode acontecer também, ainda que não seja destinado exclusivamente ao segmento no qual a empresa opera, é o software ser personalizável, isto é, ser ajustado às necessidades da organização.

Seja como for, é importante avaliar custos, estratégias e, até, as iniciativas pessoais em relação ao projeto. Avalie todos os requisitos antes de personalizar o produto.

A mobilidade é outro quesito a ser considerado antes de fechar negócio. A possibilidade de trabalhar com um Software como Serviço (SaaS) deve ser considerada, já que melhora a acessibilidade e promove a descentralização, que é uma das prerrogativas das empresas modernas. O software pode ser acessado diretamente em uma plataforma na nuvem, no computador, notebook, tablet ou celular.

Problemas quando não se tem um projeto de implantação e treinamento

Devido à não planificação para a implantação do sistema, algumas empresas enfrentam transtornos diferentes. O software não pode ser considerado apenas como uma solução de Tecnologia da Informação (TI), que automaticamente promoverá melhorias. Trata-se de uma ferramenta que deve ser utilizada respeitando a estratégia corporativa.

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Uma delimitação contribuirá para selecionar as mais importantes funções para a empresa. Ajudará, ainda, no recorte das etapas que deverão ser seguidas para implantar e treinar a equipe que usará o ERP.

A implantação e o treinamento exigem um estudo prévio para que os colaboradores sejam capazes de explorar todas as potencialidades do sistema e apreender bem a nova cultura organizacional.

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