Saiba quais são as falhas mais comuns do processo logístico e como evitá-las

O coordenador de operações ou gestor de uma transportadora tem muitas funções e responsabilidades, e no dia a dia das operações da área de operação, alguns problemas ou falhas no processo logístico podem eventualmente ocorrer. Para garantir que a demanda seja atendida com um nível adequado de qualidade de serviço, o gestor deve identificar e corrigir esses possíveis pontos de falha ou gargalos logísticos.

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Tendo isso em vista, o Blog da Russel Serviços separou as falhas mais comuns nesse processo:

Não enxergar a cadeia de suprimentos como uma estrutura dinâmica

A cadeia logística é mais complexa do que muitos acreditam. O que acontece em uma etapa influencia diretamente os resultados em outros pontos. Além disso, os elementos e a produção se alteram conforme as exigências dos clientes. A demanda do usuário dita o ritmo de compras e as entregas, dessa forma, as movimentações no processo logístico aceleram ou diminuem conforme a época do ano.

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O gestor precisa ter em mente que a estrutura logística é dinâmica e deve tentar prever o comportamento dos seus clientes. Dessa forma, ele conseguirá manter o processo sincronizado com o mercado e manterá uma eficiência contínua ao longo do ano, tendo sempre a preferência dos embarcadores devido a sua eficiência.

Falhar com a comunicação interna e externa

O cotidiano de uma empresa inclui um fluxo muito intenso de informações e pode ser muito difícil manter um controle rígido e eficaz desse grande volume de dados. No entanto, simples atrasos, extravio de dados ou até mesmo interpretações errôneas de ordem de superiores causam grandes prejuízos.

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A comunicação deve ser clara, fluida, objetiva e, principalmente, acessível, ou seja, fácil de ser transmitida e lida. A melhor forma para atingir essa meta é adotar uma plataforma de software que mantenha toda a comunicação unificada. Isso é importante em um cenário dinâmico, como a logística em uma transportadora, pois traz segurança e otimiza o processo logístico, permitindo tomadas de decisões mais rápidas.

Não utilizar ou empregar indicadores incorretos

Os indicadores de desempenho (KPI) são métricas utilizadas para medir os resultados e a evolução do negócio em um determinado tempo. Com eles, você conseguirá identificar com maior facilidade e segurança as falhas do processo e poderá tomar as medidas necessárias para corrigi-las. Entre os principais indicadores, estão:

• OTIF (on time e in full): mede a eficácia no cumprimento de prazos (on time) e no atendimento ao cliente (in full);
• OTD (on time delivery): analisa o tempo de entrega, desde o tempo da separação do pedido, sua expedição e envio pela transportadora;
• OCT (order cycle time): período do recebimento do pedido até a entrega nas mãos do cliente;
• custo de transporte: relaciona o custo para transportar as mercadorias em relação às vendas.

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Você deve utilizar os indicadores conforme a estratégia da transportadora. Eles devem ser aplicados antes de eventuais mudanças e continuamente após elas, assim você poderá adequar a estratégia caso os resultados não sejam os pretendidos.

Não garantir o cumprimento de promessas feitas pelos seus vendedores

É preciso ter cuidado dobrado em relação aos prazos. Lembre-se de que o negócio do seu cliente também está em risco, pois ele pode depender dos seus serviços para cumprir alguns compromissos. Caso ocorram imprevistos, como acidentes na estrada ou descumprimento de algum prazo, seja honesto, transparente e claro com seu cliente.

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É comum que em algum momento um imprevisto como esse aconteça, e o que comprometerá sua imagem será a recorrência das falhas ou a demora na solução dos problemas. Também é recomendável que sejam oferecidos brindes, descontos ou outras vantagens para o usuário, a fim de reverter a situação e demonstrar a sua importância para a empresa.

Não investir na preparação e capacitação da equipe

Em datas festivas e outros períodos do ano em que há um grande volume de pedidos, ocorre um aumento na demanda por fretes e quando as equipes das transportadoras não estão preparadas para lidar com os picos de demanda, começam a ocorrer problemas de comunicação, erros na emissão de documentos, demora nos processos, entre outros problemas que poderiam ser em sua maior parte evitados, com um investimento em capacitação da equipe.

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Primeiramente, você deve traçar novas estratégias de entrega, especialmente para datas de elevada demanda, e, após, instruir o pessoal sobre elas. Dessa forma, você não enfrentará gargalos no processo logístico nessas épocas. Ademais, é importante treinar a equipe quanto à logística reversa, pois também haverá um aumento no número de cancelamentos e devoluções pelos clientes.

Tendo em vista o quanto as falhas podem prejudicar seu negócio, é importante ter os melhores profissionais à disposição e sabemos o quanto a procura pode ser demorada e incerta. Por isso, a Russel Serviços é a alternativa perfeita para você. Em tempo recorde de até 48 horas para todo o Brasil, a Russel oferece mão de obra terceirizada da melhor qualidade disponível no mercado – agora com a opção de pagamento faturado. Confira nosso catálogo em russelservico.com.br e una qualidade, segurança e velocidade.

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