Quando você administra com atenção o seu hotel e usa todas as ferramentas que conhece para obter o sucesso como hoteleiro, é claro que deseja sentir a satisfação de ver todos os quartos ocupados. É como um prêmio pelo esforço empregado. Esse é um dos motivos pelo qual queremos enfatizar um elemento que ajuda o hoteleiro nessa tarefa: a central de reservas.
Neste post, você vai entender como funciona a central de reservas, conhecer as vantagens e desvantagens e por que você precisa de uma central de reservas no seu meio de hospedagem.
Aproveite esse conhecimento e tenha embasamento para decidir se vai colocar uma central de reservas no seu hotel ou melhorar a que já possui.
Vamos lá?
O que é e como funciona a central de reservas?
Indo direto ao ponto, a central de reservas é um tipo de software utilizado para atualizar e manter as informações de um hotel em tempo real.
Nela se tem todo tipo de informações relativas ao inventário e as tarifas dos quartos. Assim, os hotéis são capazes de gerir as reservas dos hóspedes e o processo em torno disso ao mesmo tempo em que o hóspede a faz.
O setor central de reserva pode, também, ser um ambiente físico em que se responda às demandas por reservas tanto por e-mail, chat ou telefone. Mas, dessa forma se perde a dinamicidade necessária ao setor.
Isso porque o hóspede atual quer respostas rápidas.
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O papel da agilidade na central de reservas
Essa agilidade é demonstrada pelo funcionamento da central de reservas. Por meio desse software, é possível administrar, em tempo real, a distribuição de reservas, independentemente de elas virem de agências, hóspedes diretos ou de outros parceiros e canais de vendas, já que ele centraliza as informações.
Nesse caso, você não vai tomar um susto se um dos hóspedes vier fazer o check-in e o quarto estiver ocupado. A premissa é que isso nunca aconteça com a central de reservas organizada.
Assim, com as vagas disponibilizadas em vários locais e controladas pela central, os hotéis, pousadas e meios de hospedagem, são capazes de alcançar os hóspedes diretamente em tantos canais quanto forem necessários dentro da estratégia montada para reservar todos os quartos.
É a possibilidade de manter a taxa de ocupação alta todos os dias!
Em resumo é a central de reservas que transfere os dados das reservas do PMS (Sistema de Gestão Hoteleira) para os canais de distribuição em tempo real para que os hotéis sejam capazes de alcançar tantos hóspedes quanto necessário para lotar seu estabelecimento. E, mais importante, consigam gerenciar as respostas em tempo recorde.
E uma coisa precisa ser frisada! Quanto mais rápida for a resposta, maior será a conversão de vendas.
Esse fato foi confirmado em uma pesquisa da Velocify – empresa de computação em nuvem com sede na Califórnia – que a taxa de conversão em vendas é 391% maior para respostas em até 1 minuto. Essa taxa cai drasticamente a cada minuto perdido.
Daí a funcionalidade de uma central de reservas mostrar o seu valor. Com a visualização do todo, as respostas são mais dinâmicas e imediatas.
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Vantagens e desvantagens
Contar com um sistema de central de reservas em seu hotel permite grandes vantagens em relação a outros que não adotaram a mesma tecnologia.
Principalmente, porque todos os serviços fundamentais para a venda funcionam integrados com o PMS (software de gestão de hotéis). Isso porque a conectividade de um sistema de central de reservas é infinita.
Ela é uma ferramenta extremamente útil para os hoteleiros que querem gerir as suas estratégias de vários canais e estabelecimentos a partir de uma só interface. Além disso, eles ganham tempo para se dedicar a outras atividades e o resultado também será sentido no bolso: mais vendas, mais quartos ocupados e mais rentabilidade.
Sobre a rentabilidade ainda é importante compreender que a demanda do mercado vai mostrar se os preços do seu hotel estão adequados. Se não estiverem, o ajuste pode acontecer rapidamente.
Os gerentes de hotel podem criar reservas e alocar quartos, enquanto os hóspedes visualizam várias ofertas do estabelecimento. Tudo isso a partir de uma única fonte.
A grande desvantagem de não possuir uma central de reservas é que o controle é feito por inúmeras fontes extranets, o que demanda um tempo e atenção que, muitas vezes, não estão disponíveis.
Já imaginou que dispendioso ter que fazer todo o processo no offline, manualmente?
Por que você precisa de uma central de reservas?
Possuir uma central de reservas é poder contar com a taxa de hospedagem sempre lá no alto.
Isso porque se sabe que uma grande parcela do público tende a fazer a maior parte das suas compras via Internet. Aqui estariam as vagas de hospedagem do seu estabelecimento, ao alcance de um clique.
Divulgar as vagas do seu hotel é muito importante, pois quem não é visto não é lembrado, não é mesmo?
Por isso, você trabalha com agências e operadoras de viagens e outros canais de vendas parceiros, ou seja, divulga em várias frentes. Se você possuir uma central de reservas pode unificar todas as informações sem precisar falar separadamente com cada um desses parceiros. Um exemplo prático é que se o hotel receber três reservas de três agências diferentes e mais um cliente direto, ao mesmo tempo, será possível processar todas elas e ainda evitar o conflito de dados.
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Essa pode ser considerada a maior justificativa para que você tenha um gestor de reservas centralizado para o seu hotel.
Mas queremos chamar a atenção para o incremento que o seu estabelecimento ganha no quesito ocupação. Contar com uma central de reservas impulsiona um aumento no ReVpar, essa métrica de desempenho no setor de hotelaria que não pode ser negligenciada. Afinal é super importante saber o quanto você ganha por cada quarto alocado e usar essa informação para trazer maior rentabilidade para seu meio de hospedagem.
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