Saiba a importância de fazer um plano de ação para sua empresa

Quem age dentro da zona de conforto produz resultados, no máximo, comuns. Já quem implementa ações diferenciadas como consequência de um planejamento bem-feito, alcança resultados extraordinários. Para ultrapassar a linha do trivial é preciso ter um plano de ação. Você por acaso sabe como fazer um plano de ação?

Foi pensando nesses desafios que preparamos este post, trazendo algumas recomendações fundamentais para quem deseja entender como fazer um plano de ação efetivo, que impacte o desempenho e a produtividade da equipe, especialmente no desenvolvimento de projetos. Boa leitura!

O que é um plano de ação e para que ele serve?

Como seu próprio nome explica, um plano de ação é um projeto que serve para consolidar informações acerca de um determinado objetivo, pautado em necessidades urgentes em um cenário atual. Nele, são especificadas todas as atividades para concretizá-lo, o que inclui também recursos físicos, financeiros e humanos necessários.

Essa é uma ferramenta importante para a tomada de decisões de uma empresa ou até mesmo de um indivíduo em relação a sua função no trabalho. Isso porque ela garante mais precisão e ajustes rápidos, caso algum problema aconteça. Quando o plano de ação é bem desenvolvido, ele pode até mesmo servir como base para um planejamento estratégico.

O plano de ação pode ser executado tanto por profissionais que desejam atingir alguma meta em sua carreira ou para empresas que precisam colocar em prática soluções complexas. Ele ainda é recomendado para alcançar essas soluções a curto prazo, o que não impede de ser usado em situações com prazo mais folgados.

Por fim, ele possibilita que os executores sigam uma sequência de tarefas claras e lógicas. Desse modo, é possível concretizar objetivos de maneira mais rápida e prática, e com mais chances de sucesso imediato.

O principal desafio de fazer um plano de ação está em conquistar os envolvidos e mantê-los entusiasmados para que contribuam para o sucesso da operação. Que, por sua vez, pode ter diferentes níveis de complexidade e urgência, que devem ser atendidos conforme planejamentos, cronogramas e demais exigências que sua execução determina.

Por que fazer um plano de ação?

No universo corporativo, com diversos estreantes no mercado diariamente, altos custos de produção e formação de um novo perfil de consumidor — que é cada vez mais exigente, menos fiel a marcas e com maior conhecimento de suas possibilidades de compra — não ter uma bússola para alcançar a visão da empresa significa assinar sua certidão de óbito.

Sem informações realmente confiáveis e possibilidades de execução, qualquer atividade de planejamento se transforma em mero exercício de futurologia. É justamente por isso que as empresas vencedoras seguem com rigor os seus planos de ação: uma listagem detalhada de todos os atos necessários para se atingir determinado objetivo.

A importância da estratégia está ligada às características dos empreendimentos de hoje. Com o crescimento natural do negócio, da quantidade de colaboradores envolvida em cada iniciativa, bem como da complexidade das funções, passa a ser imprescindível gerenciar adequadamente um plano de ação.

Ora, o inevitável processo de delegação, sem um roteiro a ser transmitido à equipe, deixa a empresa à mercê de iniciativas individuais. Elas, por sua vez, podem se afastar de padrões, preceitos, estratégias e metodologias valorizados pela organização. Resumindo: uma equipe sem um plano de ação nada mais é que um aglomerado de marinheiros sem bússola ou mapa de navegação, inevitavelmente se conduzindo ao naufrágio ou à deriva.

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O que esse plano deve conter?

O processo de operacionalização dos objetivos deve mostrar com o máximo de clareza:

Objetivo final a ser alcançado

O primeiro item do plano de ação a ser considerado é o objetivo final a ser alcançado. Procure deixar esse conceito muito bem detalhado, com motivos pelos quais ele foi escolhido, previsão de conclusão e o que ele terá a acrescentar naquele momento.

Assim, na hora de apresentar o plano para a equipe, será possível ter uma visão completa sobre o que deve ser feito. Isso ajuda na motivação, no engajamento, e fornece material para que as ações sejam desenvolvidas de forma consistente e precisa.

Passos a serem trilhados, em sequência, para alcançar esse objetivo

Em seguida, é importante listar em sequência quais passos devem ser trilhados rumo ao objetivo. Mais uma vez, as atividades devem estar registradas de maneira clara, como um guia, não apenas para que cada um saiba o que fazer, mas para que não haja dificuldades desnecessárias nesse trajeto.

Aqui, é possível incluir fontes, dados, parceiros e qualquer outro recurso que possa ajudar na conclusão das tarefas. Assim, ficará mais simples encontrar alternativas variadas para uma execução satisfatória, sem desperdício de tempo.

Lógica na realização dessas atividades

Algumas etapas do plano de ação podem ser mais difíceis de colocar em prática do que outras. Diante disso, é preciso estabelecer uma relação lógica entre elas para que tudo dê certo. Um bom exemplo disso é quebrar tarefas maiores em processos menores, para facilitar a execução e o gerenciamento.

Isso faz com que a equipe consiga se organizar melhor e não se sinta intimidada pelo desafio. Também é importante colocar ordem na execução para que a tarefa não se perca em meio a suas fases e seja realizada do jeito correto, sem falhas ou esquecimentos.

Prazos de início e fim de cada atividade

Diante disso, é também de suma importância colocar prazos de início e fim para as tarefas e seus pormenores. Essa questão não deve ser encarada como uma maneira de colocar pressão nos colaboradores responsáveis. Pelo contrário, é apenas algo que possibilita um monitoramento mais acertado.

Impasses e problemas acontecem e é normal quando algum atraso ocorre. No entanto, quando se tem os prazos bem estabelecidos, fica mais fácil contorná-los, ganhar mais tempo quando outro processo é executado mais rápido e assim por diante.

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Responsável pela execução de cada etapa

Outro ponto indispensável no plano de ação é delegar um responsável para cada etapa. Se necessário, esse responsável pode ter outros colaboradores que auxiliem na tarefa, de modo a atuar como um líder. No entanto, isso também deve ficar devidamente detalhado na documentação, para que as tarefas não se percam em meio a quantidade de pessoas envolvidas.

A partir disso, o gestor consegue saber qual etapa está em andamento e pode pedir feedback para o colaborador certo a respeito. Além de ser um ótimo meio de acompanhar a produtividade da equipe e facilitar a visualização dos projetos de modo geral, o que permite até mesmo a execução de mais de um plano de ação ao mesmo tempo, a depender das circunstâncias.

Recursos envolvidos na materialização de cada tarefa

Agora, é hora de desenvolver recursos que podem ajudar a materializar a tarefa. Como, por exemplo, itens de ação, cronogramas e qualquer outro tipo de representação visual do plano. Também é o momento de separar recursos financeiros e encaminhá-los para uso, e separar os recursos físicos necessários.

Tudo isso ajuda a priorizar processos e trazer mais qualidade para o que está sendo executado. Além de servir como uma determinação acerca do que se tem disponível para utilizar. Assim, em caso de necessidade, é mais fácil fazer novas solicitações ou trabalhar para angariar mais recursos.

Metas intermediárias a serem atingidas ao final de cada atividade

Os objetivos finais são importantes, mas é preciso determinar também metas intermediárias assim que cada atividade terminar. Estabeleça metas alcançáveis e mensuráveis, para possibilitar bons resultados e fazer com que a equipe não perca o fôlego pelo caminho.

É interessante compartilhar essas metas e seus resultados com a equipe, para que ela entenda também em que ponto está o plano de ação naquele momento. Descobrir, enfim, ao que deve dar mais atenção para que o objetivo final seja finalmente atingido.

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Indicadores que serão usados como base no processo de avaliação de resultados, retroação e correção dos rumos da empresa

Por último, mas não menos importante, lembre-se de pautar seu plano de ação em indicadores. Eles devem ser divididos, durante o processo de avaliação de resultados, em pontos de evolução, retroação e correção dos rumos da empresa, para que você perceba quais foram seus efeitos no cenário atual.

Eles devem ser acompanhados e monitorados com frequência. É bom registrar um histórico completo por etapas e tarefas até chegar ao objetivo final. Dessa forma, ficará mais fácil entender o que é preciso mudar, melhorar ou manter em próximos planos, ainda que as situações de aplicação sejam diferentes.

Por isso mesmo, é importante elaborar um checklist com esses itens para avaliar se as ferramentas utilizadas foram efetivas em auxiliar na criação de um bom plano.

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