Manter o controle de estoque do hotel não é uma tarefa fácil de se fazer, pois são muitas demandas e detalhes a serem atendidos e, manter tudo isso em ordem pode gerar conflitos. Pensando nisso, para ajudá-lo nessa questão, a gente listou algumas dicas que podem ajudá-lo na prática.
E não podemos pensar apenas no que é consumido pelos hóspedes, mas também pela própria equipe do hotel. Afinal de contas, eles usam toalhas, papel higiênico, eles comem e por aí vai.
Como a falta de controle pode ser prejudicial?
Primeiro, vamos explicar como não manter o controle de estoque na hotelaria pode ser ruim para o seu negócio. Afinal de contas, a gente entende melhor que precisa de algo quando os problemas acontecem.
Por exemplo, digamos que um hóspede consuma alguma coisa do quarto todos os dias. Se não houver um controle, como haverá reposição? E como o hotel pode cobrar o consumo desse cliente se não sabe o que e o quanto foi consumido?
Assim, só nessa questão, há 2 problemas. O primeiro deles é que, sem a reposição, o atendimento ao cliente fica prejudicado e o hotel perde pontos com isso. O segundo é que a falta de controle gera um impacto negativo nas finanças do seu negócio. Você vai acabar arcando com os custos desse consumo.
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5 dicas para controle de estoque na hotelaria
Agora que você já percebeu como uma única situação pode gerar problemas, imagine todas as situações em que a falta de controle de estoque pode estar presente. Quantos problemas não serão gerados disso?
Portanto, segue abaixo algumas dicas para ajudá-lo nisso. Confira!
1. Acompanhe as demandas
Tudo o que é consumido pelos hóspedes ou pela equipe precisa ser anotado em algum local para que se faça o acompanhamento dessas informações. Se você tiver um software, vai ajudar bastante nisso. O ideal é que você tenha uma pessoa responsável em cada setor para passar essas informações. Controlar tudo sozinho é quase impossível e as chances de erros são grandes.
2. Faça um inventário
Como saber que algo acabou se você não sabe quanto tinha no início? Para começar a fazer um bom controle de estoque de hotelaria, você precisa anotar tudo o que já existe no hotel no momento.
Você pode usar um software para isso — o que é o mais indicado — ou também pode criar um tipo de planilha física para anotar todas essas informações. Assim, controlar a entrada e a saída de cada item ficará muito mais fácil.
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3. Faça comparativos
Estabeleça um intervalo de tempo, por exemplo, 3 meses e faça comparativos vendo o que acaba mais rápido e o que demora mais para terminar. Leve em consideração também a estação do ano.
Por exemplo, no inverno, é comum que os hóspedes usem mais cobertores e no verão eles vão consumir mais água. Isso também precisa ser levado em consideração, assim, fica mais fácil evitar possíveis faltas.
4. Verifique a data de validade
Isso é algo de extrema importância, especialmente se o seu hotel oferece café da manhã. Já pensou se um hóspede passa mal por causa de um iogurte que passou do prazo de validade? Algo tão simples e que pode trazer diversos problemas.
Isso é algo que merece a atenção de toda a sua equipe, especialmente em tempos de fotos e vídeos que tudo se tornar uma prova contra um seu negócio.
Uma ótima maneira de evitar esse tipo de situação é usando um software ou algum outro tipo de controle. Além disso, é bom sempre ficar atento à forma de colocar os produtos nas prateleiras. Os que estão com a data de validade mais próxima devem ficar na frente.
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5. Use um software de gestão
Você deve ter percebido que para todas as dicas que demos aqui, cabe a utilização de um software de gestão. Mas, por que pagar por um se posso usar planilhas eletrônicas ou papel e caneta?
Porque um software deixa as informações muito mais organizadas e porque ele pode ser acessado por todos os membros da equipe (podendo ter restrições sobre o nível de acesso). Além disso, é possível gerar relatórios de forma automática, coisa que planilhas e papel não são capazes de fazer.
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