Manutenção predial: 6 dicas infalíveis para reduzir os custos da atividade

Síndicos e administradores sabem o quão desafiador e trabalhoso pode se tornar uma manutenção predial, se não houver um planejamento de quais atividades deverão ser executadas. A prática envolve um conjunto de atividades e serviços, a serem realizados na estrutura e sistemas, que garantem a segurança, a conservação e a confiabilidade de uma edificação.

Pelo seu grau de importância e complexidade, a atividade deve ser exercida por empresas ou pessoas especializadas, sérias e com credibilidade, de acordo com a necessidade de cada infraestrutura. O resultado disso, será uma valorização constante do patrimônio, a garantia da funcionalidade das instalações e a segurança dos que nelas moram, trabalham ou circulam.

Mas o que precisa ficar claro é: manutenção predial exige planejamento e pessoas credenciadas para prestar o serviço. Ou você contrataria um fornecedor sem referências para realizar a manutenção do seu patrimônio imobiliário? No entanto contratar essa equipe especializada pode custar caro e nem todos os empreendimentos podem arcar com todos os custos.

Pensando nisso, preparamos esse conteúdo com dicas infalíveis para coce reduzir os custos da sua manutenção predial sem perder na qualidade do serviço e mantendo todas as dependências do condomínio em ordem e seguras. Vamos a elas!

A importância da manutenção predial

Como foi dito, a manutenção predial envolve diversas atividades constantes e recorrentes, como análises preventivas, monitoração do sistema elétrico e hidráulico, sistemas de segurança e contra incêndios, meios de comunicação feita no prédio como a manutenção de interfones, entre outras responsabilidades. 

Muita coisa, não é?

E por ser muito em que se preocupar, um gestor, muitas vezes, acaba não sabendo como controlar o orçamento para todas essas atividades. É comum um prédio gastar mais do que tem para manter-se e ainda assim não conseguir monitorar tudo que é necessário.

No entanto, esse post vai te provar que uma manutenção predial, se bem-feita, na verdade pode ajudar a reduzir os custos de seu edifício. Veja a seguir as 6 dicas para reduzir os custos da sua manutenção predial.

1. Manutenção preventiva

A energia elétrica é, sem dúvida, o segmento que mais demanda dinheiro e supervisão. Então, logicamente, se houver melhora nesse setor, é possível economizar de forma significante. 

Para isso, é indispensável manter um cronograma de manutenção preventiva, em todos os instrumentos eletrônicos, para garantir que todos os componentes estejam funcionando perfeitamente. Além disso, com a manutenção preventiva, é muito raro que algum eletrônico quebre de forma inesperada, sem aviso prévio.

O conserto dos ares-condicionados quebrados, por exemplo, sai muito mais caro do que fazer a manutenção mensal. Sem contar com o terrível momento em que interfones, elevadores, máquinas de lavar e outros eletrônicos decidem quebrar simultaneamente.

Nesse caso, você pode dizer adeus para todo seu orçamento, desse e dos próximos cinco meses. Por isso, faça a manutenção preventiva e vai se impressionar com os resultados a longo prazo.  

2. Registros 

Optando pelo velho método de papel e caneta ou escolhendo manter os arquivos no computador, é essencial que você mantenha registros de todos os custos da manutenção predial o mais atualizados possível. Mês a mês, semana a semana, dia a dia! Não deixe de atualizar os seus registros a todo momento e dessa forma tenha controle de tudo, já que cada atividade está bem documentada.

Registros atualizados te ajudam a tomar boas decisões sem perder tempo. Assim como possibilitam a avaliação de todos os equipamentos e eletrônicos, permitindo que você descubra qual é o equipamento mais caro a se manter no prédio e se vale a pena continuar com ele ou não. 

Para isso, você nem precisa de um programa sofisticado de computador, basta manter uma ficha do Excel que já ajuda bastante. É bom avisar que se usar o computador para manter os registros, a manutenção preventiva do tópico anterior é ainda mais necessária.

Imagine o desastre que seria se o computador quebrasse e você perdesse todas as informações que juntou! Só, por precaução, salve tudo na nuvem. 

Por falar nisso, os registros podem ajudar na manutenção preventiva também! Você pode descobrir que a manutenção mensal está custando mais do que deveria e optar por transformá-la em uma atividade feita a cada 3 meses. 

3. Do maior para o menor

Pegando o gancho do último tópico, outra dica é cuidar das despesas mais altas antes de se preocupar com as mais baixas. 

Com essa estratégia em mente, muitos gestores procuram cortar pequenas despesas para economizar no orçamento, mas o mais esperto seria analisar as grandes despesas primeiro.

Pegando a equipe de limpeza e conservação como exemplo, se você perceber que a equipe interna – juntando todos os gastos como treinamento, VT, vale-alimentação, salário, produtos, 13° – está custando mais que seu prédio pode suportar, então não acredita que está na hora de trocar a equipe interna por uma terceirizada, que é imensamente mais barato e prático?

Não queremos dizer que você deve ignorar as pequenas despesas, mas seria muito mais benefico se você tirasse o seu foco delas e examinasse os custos na totalidade. 

4. Envolva sua equipe no planejamento

Essa dica é valiosa pois pare para pensar, seus colaboradores provavelmente são as pessoas que mais têm contato com os equipamentos do prédio, então existem muitas chances de que eles sejam os primeiros a ver quando alguma coisa der problema. 

Mantê-los a par dos seus planos para o prédio e do orçamento e gastos pode ser de grande ajuda. Você ficaria surpreso na quantidade de “insights” que os trabalhadores podem ter em relação aos métodos mais práticos de fazer uma determinada tarefa ou uma opção mais barata para substituir equipamentos. 

5. Cortes

Vamos com calma, esse tópico não que dizer que você deve sair cortando as pessoas de seus empregos! Mas, um corte consciente e planejado pode ser vantajoso para a sua economia.  

Por exemplo, você precisa mesmo de mais de uma pessoa na portaria nos períodos menos movimentados? Corte o que for desnecessário durante certas partes do dia. Parece pouco, mas a longo prazo fará uma grande diferença na folha de custos.

6. Não tenha pressa

Veja cada uma das suas decisões como investimentos para o futuro. Você não precisa implementar todas ou várias estratégias de uma vez. Foque em implementar uma de cada vez, assim fica muito mais fácil e prático analisar os resultados e avaliar se a estratégia conseguiu alcançar o fim desejado.

Outra dica é ser mais consistente também em seus esforços, já que não vai adiantar nada se você implementar estratégias para a redução de custos uma vez e nunca mais pensar no assunto. As tecnologias disponíveis estão sempre mudando e se aprimorando e se você não acompanha-las, vai ficar para trás .

Por isso, sempre faça novas pesquisas para manter as melhores estratégias e renovar as que não estão dando mais tão certo.

Estas foram as 6 dicas que achamos essenciais para reduzir os custos na manutenção predial. Porém, sejamos realistas, seguir um cronograma com todas as estratégias, exige disciplina, organização e muita vontade de investir seu tempo para a manutenção do local. 

Se você não tiver essas qualidades, esses métodos não terão tanta eficiência e se a responsabilidade for negligenciada as consequências podem custar mais que apenas dinheiro. Pense no bem-estar de seus trabalhadores e visitantes também e cogite a possibilidade de uma empresa parceira que terceirize essas atividades para você.

Se você está buscando terceirizar sua equipe de manutenção predial, saiba que você pode contar com a Russel Serviços, uma das lideres do segmento de terceirização e com expertise de mais de 15 anos de atividade no mercado.

Seu funcionário será integrado em até 48h e todo o processo pode ser realizado de forma totalmente online. Para saber mais ou pedir um orçamento para o seu empreendimento, entre em contato através do e-mail: contato@russelservico.com.br.

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