Para ser uma empresa sustentável e de sucesso, se faz necessária uma ótima e eficiente estratégia de gestão de pagamentos. Sendo assim, vale ressaltar a importância de todos os cuidados necessários para desenvolver essa atividade da melhor forma.
No entanto, apesar de sua importância, muitos empreendedores não sabem como realizar esse processo, seja por ausência de conhecimento, falta de tempo devido a uma rotina muito corrida, excesso de tarefas, entre outros, gerando diversos problemas e prejuízos para o negócio.
Quer entender os riscos de uma má administração de pagamentos e o que pode ser feito para melhorá-la? Então, continue a leitura!
Problemas que uma gestão de pagamentos ineficaz pode causar
Falta de pagamento dos fornecedores
A falta de controle dos pagamentos pode levar a vários problemas de relacionamento com as demais companhias e danos à reputação provocada pela impossibilidade de pagar os fornecedores.
Isso também prejudica o cumprimento dos prazos e obrigações inseridas em contratos.
Impacto negativo no caixa da empresa
Além de afetar na relação entre empresa e fornecedores, uma má gestão de pagamentos provoca problemas no caixa.
Tendo em vista que os atrasos geram o pagamento de multas e juros, atrapalhando a possibilidade de obter créditos ou melhores condições de financiamento.
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Perda de negócios
A falta de pagamentos realizadas por uma má gestão pode prejudicar a imagem da empresa no mercado. Sendo visto como mau pagador, as chances de fechar negócios interessantes caem bastante.
Dificuldade de obtenção de insumos
Ao atrasar ou deixar de realizar os pagamentos, a organização pode ter problemas ao tentar comprar a matéria-prima necessária para que as operações possam funcionar adequadamente.
Ajuizamento de processos trabalhistas
Com todos os problemas já citados, fica difícil pagar o salário dos colaboradores, provocando o ajuizamento de ações trabalhistas.
Isso poderia ser evitado, caso a companhia cuidasse da gestão de pagamentos, já que vários problemas acontecem por horas extras, falta de computação dos intervalos, FGTS e demais benefícios pagos incorretamente.
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Como fazer uma gestão de pagamentos eficiente?
Organize os documentos
Com os documentos devidamente organizados, o trabalho se torna mais simples, além de ficar mais fácil a identificação dos compromissos que precisam ser quitados.
Dessa forma, evita-se o retrabalho e os problemas para encontrar papéis importantes são minimizados.
Defina rotinas de pagamento
Ter uma rotina de pagamentos é outro fator imprescindível para garantir uma boa gestão de pagamentos. Quando melhor projetada for essa atividade, menos intercorrências acontecerão.
Tanto para as pessoas responsáveis pelos pagamentos quanto pelos recebimentos, ter a maneira de cumprir as obrigações bem estabelecida torna o processo mais seguro e confiável, o que é relevante quando o assunto é cuidado com os aspectos financeiros do negócio.
Estabeleça uma conta bancária própria para pagamentos
Ter uma conta bancária própria para realizar os pagamentos ajuda na compreensão dos tipos de gastos e monitoramento do fluxo de caixa. Além de, também, tornar mais fácil a comprovação de alguns dados, caso haja uma auditoria ou fiscalização.
Outra questão importante está ligada ao entendimento do cumprimento das obrigações de maneira mais abrangente, como despesas com salários dos colaboradores, impostos, benefícios e demais.
Realize a previsão dos gastos
Ter algum pagamento a ser feito e só identificar que o caixa não tem o valor necessário para cobri-los é um problema que acontece em alguns casos e que definitivamente não podem acontecer.
Por esse motivo, é fundamental realizar um planejamento para os pagamentos, evitando que sejam feitos com atrasos ou que sejam esquecidos.
Faz parte da equipe do setor financeiro, em alguns casos, tomar decisões e ter que escolher quais pagamentos serão efetuados e o que deverá ser renegociado. No entanto, isso pode ser um problema quando essa descoberta só é feita de última hora, impedindo a definição de uma estratégia hábil.
Faça o acompanhamento das horas trabalhadas
Outra dica é sempre averiguar as horas que foram trabalhadas pelos colaboradores da companhia, considerando que esse é o documento que demonstra a jornada laborada, horas extras, atrasos, faltas, entre outros.
Por meio desse controle, também é possível entender o que deve ser abonado e o que precisa ser descontado da remuneração.
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Estipule uma política de entrega de contracheque
Além da folha de pagamento, outro registro importante é o contracheque, já que ele aponta o valor relacionado ao pagamento que será feito ao empregado naquele mês. Definir uma política de entrega e estipular uma data para a realização do depósito da remuneração.
É importante estar atento à entrega do contracheque, que precisa ser feita todos os meses, representando uma obrigação legal da instituição. Isso assegura que a equipe veja a empresa como responsável por seus compromissos com os empregados, além de propiciar uma melhor administração dos recursos.
Tenha a tecnologia como parceira
Quanto melhor for a integração da ferramenta escolhida, mais vantagens a empresa vai adquirir em relação à gestão de pagamentos. Isso porque essa tarefa está diretamente alinhada ao controle do fluxo de caixa e demais funções que fazem parte de todo o departamento financeiro.
Por isso, o ideal é contar com um sistema que unifique as tarefas, otimize o tempo, elabore os relatórios de uma só vez e demais funcionalidades que tragam resultados positivos para a parte operacional, além de oferecer dados importantes para a tomada de decisão mais correta.
Ao decidir adquirir um mecanismo, é necessário avaliar as demandas, necessidades e características da empresa, já que a escolha adequada é primordial para usufruir de todos os benefícios já mencionados.
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