Gestão de obras: Conheça os 7 erros mais graves de se cometer e como evita-los

Você normalmente não tem muito tempo para pensar em quais são os motivos para sua construtora ter um desempenho insuficiente. Seu foco é resolver problemas. Tudo depende do seu aval. Nenhum projeto de construção vai para frente se não estiver sempre por perto. E a gestão de obras passou a ser sua principal missão de vida.

Ser o grande responsável pelo sucesso da empresa é uma tarefa pesada. Em um mesmo dia você precisa resolver conflitos entre colaboradores, cobrar fornecedores e checar o capital de giro da empresa. Sobra pouco tempo, por exemplo, para acompanhar e desenvolver o orçamento na construção civil.

Considerar que está tudo certo pois os projetos foram orçados no início, não garante um bom futuro para a construtora. O orçamento precisa ser sempre refeito, pois os produtos, ou seja, os resultados de obras da construção civil são desenvolvidos a médio e longo prazos. Isso torna as incorporadoras e construtoras vulneráveis ao mercado.

Para as PMEs (Pequenas e Médias Empresas) é ainda pior! Então, a pressão sobre você é interminável. Tem que acompanhar tudo e não pode deixar a controladoria nas mãos de ninguém.

Esse cenário precisa mudar e por isso preparamos esse texto para te alertar dos 7 erros que consideramos mais graves e que são constantemente repetidos na gestão de obras na construção civil. Pegue papel e caneta e anote com atenção para evitar qualquer dor de cabeça no futuro.

Boa Leitura!

1.  Gestão das expectativas

Se você quer evitar falhas na gestão de obras, um dos primeiros passos deve ser realizar o gerenciamento de expectativas do cliente de forma assertiva. Isso quer dizer, manter uma comunicação ativa e transparente com o seu cliente durante todo o processo de obras.

Sendo assim, estabelecer expectativas realistas com o seu cliente desde o início da relação é o ponto número um para conquistar a confiança do cliente. Para isso, é importante lembrar que existem duas variáveis principais no relacionamento com o cliente: são elas os prazos e custos da obra!

Nesse sentido, qualquer atraso no cronograma da obra ou gasto extra pode causar a insatisfação do cliente.

Por isso, a dica aqui é: seja proativo em compartilhar os prazos e custos com o cliente, trazendo ele para dentro do processo de obras a todo o momento. Essa prática é fundamental não só para o sucesso da gestão da obra, mas também para a manutenção do relacionamento entre profissional e cliente.

2.  Planejamento

Para ter sucesso na gestão das suas obras, é imprescindível que você dedique tempo a etapa de planejamento da obra. Essa etapa do processo vai servir de base para a execução do projeto, e por isso deve ser pensada com bastante cautela.

É no planejamento da obra que serão definidos o escopo do projeto, as atividades necessárias para tirá-lo do papel, os prazos, e claro, uma estimativa dos custos para a execução da obra. Lembre-se que é muito mais fácil (e barato) realizar mudanças ainda na etapa de planejamento, do que na execução da obra.

3.  Gestão do tempo

Como você viu até aqui, a gestão do tempo da obra é fator crucial para garantir o bom relacionamento com o cliente. Por isso, para evitar falhas e garantir o sucesso da sua gestão de obras, é imprescindível que você realize um cronograma assertivo de obras.

Para tanto, é preciso não só identificar as atividades necessárias para que seja possível tirar o projeto do papel, mas também colocá-las em uma sequência lógica de execução. Isso quer dizer, identificar quais as atividades que podem ser executadas em paralelo, e quais possuem dependência entre si (essas são àquelas atividades que precisam que uma atividade antecessora seja concluída, para que seja possível dar início a outra atividade).

Outra dica importante é contar com uma margem de segurança na hora de estimar os prazos de execução de cada uma das atividades. Afinal, imprevistos fazem parte do canteiro de obras!

4.  Gestão financeira

Quando o assunto é gestão eficiente de obras, é impossível não pensar no controle de custos. Essa etapa é essencial para evitar falhas na gestão de obras!

Comece por fazer um orçamento de obras bem detalhado. Faça o levantamento quantitativo de todos os materiais, ferramentas e mão de obra que serão necessários para a etapa de execução do projeto. Com isso em mãos, é hora de orçar cada um dos insumos. A dica de ouro aqui é sempre buscar de três ou mais fornecedores diferentes para cada uma dos insumos, isso ajuda a obter um resultado mais assertivo.

Para te ajudar, separamos aqui como você pode fazer o cálculo do BDI de forma assertiva.

5.  Gestão da cadeia de suprimentos

Ainda falando sobre gestão financeira, outro ponto importante a se atentar é a questão da gestão da cadeia de suprimentos.

Como você sabe, o desperdício é um dos maiores inimigos do orçamento de obras. Estudos confirmam que o desperdício médio de materiais no canteiro de obras pode chegar a 8%, enquanto os desperdícios relacionados a retrabalhos podem chegar até 30%.

Uma boa dica é focar na organização do canteiro de obras, especificamente no que diz respeito ao armazenamento de materiais. É claro que cada material vai exigir um cuidado diferente, mas é preciso prestar atenção em algumas informações como as melhores formas de proteger o material de intempéries e erosão, até organizar a data de chegada dos materiais no canteiro.

Por exemplo, os acabamentos e materiais específicos demandam maior cuidado e atenção. Normalmente, esses materiais representam grande parte do orçamento da obra, e por isso devem ser preservados de maneira intacta até a conclusão da mesma. Do contrário, podem representar desperdícios significativos!

Nesses casos, uma boa dica é manter esses materiais sempre em suas embalagens originais e em local protegido.

6.  Acompanhamento e controle

Agora, tão importante quanto dedicar tempo à etapa de planejamento, é dedicar tempo ao acompanhamento e controle da obra. Esse é um dos pontos cruciais para evitar falhas na gestão das obras! Afinal, não se gerencia aquilo que não se mede.

Por isso, parte importante do processo de gestão é definir indicadores chave de desempenho para acompanhar com certa frequência. Esses dados irão te ajudar a identificar quais ações estão dando retorno e que os seus projetos estão sendo executados de forma eficiente.

Além disso, é por meio da definição dessas métricas importantes que você será capaz de criar padrões de produtividade e qualidade, além de, claro, aprimorar os resultados do seu negócio.

7.  Não usar uma ferramenta

Até aqui você já deve ter percebido que o número de variáveis a serem controladas para que seja possível evitar erros e falhas na gestão de obras é enorme! Por isso, a dica mais valiosa de todas é contar com a ajuda de ferramentas de gestão especializadas.

Além de te ajudar a confeccionar cronogramas e orçamentos mais assertivos e de forma automática, o uso do software permite a atualização e compartilhamento das informações da obra em tempo real. Isso contribui de forma direta para a redução de ruídos de comunicação entre os seus colaboradores de obra.

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