O passo zero para conseguir otimizar a gestão de custos em TI é entender seus objetivos. Afinal, para poder otimizar um processo, primeiro é preciso conhecer onde se quer chegar, para então ser possível pensar os caminhos alternativos para se chegar ao destino.
Confira agora nosso artigo sobre como melhorar a gestão de custos em TI!
1. Inventário de ativos e licenças de softwares
Como os custos de TI envolvem outros departamentos, ativos e licenças de software podem estar dispersos pelo negócio e serem subutilizados.
Faça um inventário de ativos e licenças ativas, que permitirá identificar possíveis ociosidades e oportunidades de otimizar a gestão de custos em TI.
É interessante que essa análise seja feita de maneira periódica, no intuito de tornar mais eficiente a gestão de custos em TI.
No inventário de licenças de software, é interessante levantar detalhes como finalidade e data de expiração. Assim, com base nesses dados é possível analisar os custos de TI, bem como contratos e fornecedores.
2. Uso de ferramentas de gestão e monitoramento
Para manter atualizado o inventário de ativos e licenças de softwares e monitorá-los, ferramentas de gestão como SAM (software asset management) são excelentes aliadas.
Para otimizar a gestão de custos em TI, é necessário deixar de monitorar recursos individualmente e adotar uma postura de governança corporativa em TI. Ou seja, adotar um processo padronizado para basear a gestão dos custos de TI dentro da empresa.
O uso de ferramentas de gestão de serviços, no modelo SaaS, permite com que a empresa pague de acordo com os módulos que precisa. Essas ferramentas podem automatizar tarefas de monitoramento, além de unificar informações e tornar mais prática a gestão de recursos.
Os mesmos benefícios de automatização e praticidade também são gerados por ferramentas de gestão de despesas.
Leia mais: Confira dicas para desenvolver uma gestão de TI eficiente na sua empresa
3. Revisão de contratos
Para otimizar a gestão de custos em TI, pode ser interessante revisar contratos e fornecedores conforme o monitoramento das despesas e o uso dos recursos.
A padronização e consolidação de fornecedores, serviços e plataformas também é interessante.
Quando os serviços são integrados em uma mesma plataforma ganha-se em controle e agilidade nos processos e também é possível obter descontos, promoções e outras vantagens que podem ser relevantes para a gestão de custos em TI.
4. Monitoramento e análise de custos
Faça, de fato, o monitoramento dos custos. Ou seja, não fique apenas nos planos, procure adotar ferramentas que irão facilitar esse processo para você.
Para te auxiliar neste controle, os cartões PJ são ótimas opções.
Um cartão PJ pré-pago te permite ajustar o teto de gastos de acordo com o orçamento e as necessidades que aparecerem. Assim, você garante que as despesas estarão sempre dentro do orçamento.
Além disso, quando o cartão PJ é pré-pago e também funciona como uma ferramenta de gestão — e não apenas como meio de pagamento, como os cartões comuns — é ainda mais vantajoso para sua gestão de custos em TI.
Existem soluções no mercado que disponibilizam cartões PJ pré-pagos nativamente integrados à plataforma de despesas e prestação de contas.
Com essas ferramentas, além de aumentar a transparência das despesas de TI — já que é possível fazer a atribuição de despesas a um departamento, projeto ou colaborador muito mais fácil no momento da prestação de contas —, também aumenta a segurança na gestão. Comentaremos mais sobre isso no próximo tópico.
Aliás, você também precisará de um processo bem consolidado para o monitoramento e a análise na gestão de custos em TI. Isto é, defina responsáveis pelo monitoramento e análises, modelos de relatórios e a periodicidade em que as atividades e relatórios devem ser realizados.
No acompanhamento de custos, não deixe de monitorar também custos relacionados a consertos e manutenções. Custos não frequentes tendem a passar despercebidos, gerando falta de previsibilidade financeira.
Conforme monitoramento e análises periódicos na gestão de custos em TI, é possível realizar projeções e orçamentos mais próximos da realidade e melhorar a previsibilidade na gestão de custos.
5. Otimização na gestão de pagamentos
Como comentamos anteriormente, uma das formas mais práticas de otimizar a gestão de custos em TI é melhorar a gestão de pagamentos em TI com o uso de um cartão PJ pré-pago, integrado nativamente a plataforma de gestão de despesas.
O uso de cartão PJ pré-pago promove uma série de benefícios para a gestão de custos em TI, que vão desde melhorar a autonomia em TI a fornecer indicadores de custos para as análises.
Um cartão PJ pré-pago permite agendar pagamentos recorrentes dos fornecedores de estrutura de TI, além de contar com a função de teto de gastos.
Entre os diversos benefícios do cartão PJ pré-pago para a gestão de custos em TI, estão:
- Otimiza o monitoramento de custos, com a centralização do controle de custos em TI, que ficam reunidos em uma mesma fatura;
- Promove maior controle sobre custos orçados x realizados para CTO e DevOps, principalmente se integrado nativamente a plataforma de gestão de despesas e prestação de contas;
- Facilita análises de custos de TI, pois com a integração à plataforma de despesas permite conciliação automática e acesso a dashboards gerenciais para a gestão de custos em TI;
- Melhora a autonomia do departamento de TI, que tem maior liberdade para gerir o orçamento disponível para o departamento de TI no pré-pago, sem precisar de aprovação do financeiro para cada investimento e pagamento de fornecedores;
Leia também: Riscos na gestão de TI da sua empresa: Saiba como identificar e evitá-los
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