Entenda a relação entre gerenciamento de projetos e ambiente colaborativo

A cada dia, alinhar gerenciamento de projetos e ambiente colaborativo se torna mais importante. Afinal, o universo corporativo mudou e é preciso envolver ainda mais os colaboradores nos desafios diários da empresa. Essa é uma exigência comum nessa nova geração, uma vez que a tradicional hierarquia tem sido vista como algo muito engessado para as novidades do mercado.

A tendência, agora, é redistribuir e compartilhar demandas. Sendo assim, é fundamental entender melhor como esse sistema funciona e como ele pode ser aplicado na prática. A boa notícia é que esse pode ser o ponto de partida para a inovação que muitas empresas buscam, mas que têm dificuldades de encontrar e desenvolver com sucesso.

Como relacionar gerenciamento de projetos e ambiente colaborativo?

A metodologia aplicada nesse sistema envolve a entrega de projetos de uma maneira diferente da tradicional. Enquanto geralmente os projetos são apresentados de cima para abaixo, ao aplicá-los em um ambiente colaborativo é possível descentralizar e partilhar as responsabilidades entre os membros da equipe.

Adotar essa postura soluciona um dos maiores problemas da abordagem clássica. O fato de que todas as informações, dados e autorizações devem passar por último pelo gerente de projetos. É claro que essa figura continua essencial, mas para manter as demandas organizadas e ficar de olho nos prazos.

A autonomia é outro fator percebido com mais frequência nas etapas de execução do projeto. Como a equipe já está muito bem integrada, é mais fácil tomar decisões inteligentes e que deem continuidade lógica ao que foi feito anteriormente, de modo a ter um resultado positivo e eficiente.

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Quais são as principais vantagens desse sistema?

Esse sistema, ainda, agrega alguns recursos que são considerados grandes vantagens para a gestão de projetos em uma empresa. Conheça, a seguir, o que se pode ganhar com a implementação dessa nova modalidade.

Equipes multidisciplinares

Em um modelo tradicional, cada membro da equipe fica responsável unicamente por sua tarefa. Tem, no máximo, um conhecimento superficial acerca do que é feito por quem assume a demanda seguinte. Isso gera muitos intervalos de falha e até mesmo atraso.

Com equipes multidisciplinares, entretanto, todos os colaboradores podem contribuir entre si para se chegar a um resultado em comum. As decisões são muito mais estratégicas, inteligentes e acertadas, o que reflete nos resultados da empresa e até mesmo em seu posicionamento de mercado.

Maior agilidade

Há quem considere que, com decisões coletivas, as mudanças e entregas serão mais demoradas. Contudo, na verdade, o que acontece é justamente o contrário. Antes, quando a equipe atuava de maneira individual, levava mais tempo para análise e convergência de opiniões e resultados.

Entretanto, agora, todos os membros da equipe estão devidamente envolvidos no processo. O que faz com que as transformações sejam mais leves, imediatas e efetivas, algo muito importante para que a adaptação a essa metodologia dê certo.

Mais transparência

Ainda, é importante mencionar que um sistema colaborativo é muito mais transparente. Todos os processos e etapas de um projeto ficam disponíveis para acesso e intervenção de qualquer pessoa envolvida. Assim, podem ser acompanhados pelo gerente apenas para que não haja conflitos de informações.

A responsabilidade de atualizações é coletiva e todos têm total ciência de como anda o projeto em questão. Com isso, a dependência de tarefas diminui, já que elas podem ser adiantadas e finalizadas em um tempo muito menor que o usual.

Melhoria da comunicação

Líderes de modelos de gestão tradicional nem sempre são vistos como figuras incentivadoras quando na coordenação de projetos. Em geral, são considerados como aqueles que punem por erros e que apenas mandam na execução de tarefas. Isso é um grande empecilho para a comunicação entre colaboradores. No modelo colaborativo, esse é o tipo de barreira que se dissolve. As equipes conversam mais, não têm medo de trocar ideias e se sentem mais seguras para fazer sugestões e testes.

Leia mais: Confira 10 dicas de como ter o melhor software de gerenciamento de projetos

Quais são as melhores práticas e ferramentas que auxiliam essa gestão?

Usar planilhas e e-mails são opções que têm seu mérito. Contudo, elas não são mais tão eficientes quanto deveriam, em especial quando se trata de equipes grandes ou de projetos que tenham um prazo mais curto de execução. Diante disso, é essencial investir em boas práticas e ferramentas para que a gestão colaborativa de projetos dê certo.

Veja algumas possibilidades!

Use ferramentas de brainstorming

As ferramentas de brainstorming servem para que o trabalho de reflexão e colaboração em um projeto fique bem organizado. Elas servem para abrigar ideias, opiniões e sugestões em tabelas e mapas mentais, que são compartilhados entre toda a equipe.

Isso ajuda a dar continuidade aos processos, mas principalmente contribui para a resolução de problemas. Mesmo que um ambiente colaborativo gere menos empecilhos para a finalização de um projeto, algum impasse pode acontecer e deve ser solucionado quanto antes.

Tenha um software de gestão adequado

É de suma importância contar com um software de gestão adequado nesse momento. Ele deve ser completo, com funções que permitam o gerenciamento de tempo, a delegação de tarefas e o compartilhamento de arquivos, inclusive de áudio, vídeo e multimídia.

Isso é essencial para aproximar colaboradores de diferentes setores ou que estejam geograficamente distantes. Para completar, o software deve oferecer funções de monitoramento e análise de resultados, para que o projeto seja acompanhado e avaliado de maneira profunda e precisa.

Leia mais: Confira 5 dicas de como avaliar o software de gerenciamento de projetos

Assim, em próximas oportunidades, será mais fácil otimizar etapas ou corrigir possíveis erros. Lembrando, ainda, de que qualquer registro realizado nesse ambiente virtual terá seu responsável sinalizado para maior controle.

De fato, manter o gerenciamento de projetos e o ambiente colaborativo caminhando juntos é um desafio diário para qualquer organização. Contudo, com um plano de ação estratégico bem definido e uma equipe preparada, é possível alcançar essa máxima sem maiores dificuldades. Assim, fazer dela uma constante para o sucesso da empresa.

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