É fato que para o crescimento de uma empresa, se faz necessária uma boa gestão de compras, já que esse departamento é o responsável por comprar os recursos necessários para a funcionalidade do negócio.
Devido a sua importância estratégica, é fundamental que a empresa adote um planejamento claro e bem estruturado, que contemple desde a gestão dos fornecedores até o uso otimizado dos recursos disponíveis, a fim de evitar prejuízos e potencializar os ganhos.
Neste artigo, falaremos sobre a importância de uma gestão eficiente no setor de compras e ajudaremos você a entender como organizar com sucesso esse setor essencial para a manutenção das atividades realizadas. Portanto, para se manter bem informado continue a leitura e acompanhe.
O que é gestão de compras?
Antes de determinar como será a gestão de compras de uma empresa, é preciso entender bem como essa atividade funciona. Simplificadamente, a gestão de compras corresponde a todos os procedimentos realizados com o objetivo de negociar, adquirir e garantir o fornecimento de todos os insumos e matérias-primas necessárias para o funcionamento correto das operações da empresa.
Também é responsabilidade do gestor de compras suprir os recursos internos para que todos os departamentos operem em seu potencial máximo. A política de compras da empresa deve estar alinhada com as diretrizes de organização.
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É fundamental que sejam abordadas questões como verificação das instalações, custos de depreciação e estocagem, entre outras análises. Entre outros pontos, uma gestão de compras bem executada é fundamental para:
- planejamento de investimentos futuros;
- gerenciamento otimizado de contratos;
- compreensão da demanda de produção;
- relacionamento eficiente com fornecedores;
- obtenção de uma relação melhor entre custo e benefícios;
- redução de desperdício.
Influência de uma boa gestão de compras no sucesso da empresa
Quando a gestão de compras é realizada com profissionalismo, estratégia e visão ampla de mercado, ela tem influência sobre todas os demais setores da empresa.
Sendo assim, se o gestor não for capaz de entender o fluxo de atividades da empresa e trabalhar para mantê-lo, muitos processos podem ser comprometidos, causando prejuízo no faturamento.
Para exemplificar, podemos pensar em uma falha na gestão de compras que resulta na falta de fornecimento de matéria-prima. Assim, os colaboradores serão impedidos de trabalhar, ocorrerá queda na produtividade, atraso nas entregas e, consequentemente, insatisfação por parte do cliente.
Esse é um exemplo extremo, porém, é uma situação possível, caso a gestão de compras não seja executada com o devido compromisso e alinhamento entre os departamentos.
Como implementar uma gestão de compras eficiente em sua empresa?
Para implementar uma gestão de compras de sucesso em sua empresa, é fundamental que o gestor esteja atento às características e necessidades de sua equipe, assim como outros pontos-chaves em todos os processos.
Confira a seguir alguns deles:
Compreensão a demanda da produção
Conhecer bem a demanda da produção da empresa é importante, pois, este é o ponto inicial pelo qual será possível realizar o fluxo de distribuição de suprimentos.
Manter o controle sobre essa etapa é um bom modo de resolver problemas de estoque, seja pela falta ou excesso de matéria-prima.
Com organização e compreensão dessas necessidades é possível estabelecer um bom planejamento e garantir que todas as atividades sejam desenvolvidas de acordo com o prazo de entrega e padrão de qualidade.
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Minimizar os custos
A gestão de compras possibilita que os custos sejam minimizados, pois, com o controle de estoque é possível saber exatamente o que ainda precisa ser comprado para que a empresa continue a execução de suas atividades saudavelmente.
Com isso, somente os suprimentos realmente necessários serão repostos, sobrando mais dinheiro para realização de novo investimentos.
Análise do custo-benefício
Ter uma boa relação entre o custo e o benefício é importante para a otimização dos recursos disponíveis pela empresa. Sendo assim, é preciso que o gestor faça uma análise séria das possibilidades.
Quanto mais consistente for esse levantamento, mais confiável será a fonte de dados, de tornando possível ter uma visão precisa dos cenários e suas oportunidades de ganhos. Além disso, haverá um ganho na produtividade e melhoria em todos os setores da empresa.
Escolha de bons fornecedores
Trabalhar com bons fornecedores é um diferencial de peso no mercado, pois, as escolhas certas contribuem para que toda a produção siga com qualidade e satisfação do cliente na etapa final do processo.
Para acertar na escolha dos fornecedores o ideal é fazer uma boa pesquisa de mercado e abrir a possibilidade para empresas diferentes. A ideia é escolher a que melhor atenda às necessidades do negócio com bom preço e compromisso com prazos de entrega.
Outro ponto a ser observado é a possibilidade de obter melhores negociações e, a partir delas, optar pelas empresas mais qualificadas e que estejam alinhadas com os objetivos atuais e futuros.
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Utilização de um sistema de gestão
Utilizar um sistema de gestão é eficaz para otimizar processos de gerenciamento e melhorar a execução de tarefas pertinentes ao departamento de compras da empresa. Pelo sistema é possível obter informações completas de modo otimizado e acessível.
Também é possível obter relatórios gerenciais que auxiliem a tomada de decisões e aperfeiçoar etapas importantes no processo, para obtenção de orçamentos, análise de propostas e concretização das compras.
A integração também é um ponto central, uma vez que ela facilita a comunicação e alinha toda a cadeia produtiva de modo que todos os departamentos tenham conhecimento dos demais. O resultado é uma produção mais eficiente e de acordo com as estratégias adotadas.
Desta forma, é mais fácil identificar pontos fora do previsto e fazer as devidas correções sempre que necessário sem que haja prejuízo para a empresa.
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