Controle de orçamento na obra: entenda o que é o cronograma físico financeiro e como faze-lo

Todo gestor de obras entende bem as dificuldades que envolvem garantir que um projeto de construção civil seja realizado dentro do prazo e do orçamento estabelecidos previamente. Atrasos, custos extras e até mesmo paralisação das obras são, infelizmente, algo muito comum. Mas não deveria ser. 

Como os gestores podem atuar para reduzir as possibilidades de problemas que afetam o andamento das construções?

Um dos pontos mais importantes é a elaboração de um cronograma físico-financeiro assertivo que atenda às necessidades do projeto e garanta o pleno andamento da obra até a conclusão e entrega do empreendimento. 

Neste texto você tirará suas dúvidas sobre esse assunto de uma vez por todas e entenderá a importância dessa prática e a melhor forma de faze-la e aplica-la no seu projeto. Vamos nessa?

Entendendo o que é o Cronograma Físico Financeiro

Realizar um bom planejamento já é um grande passo para o sucesso do empreendimento. É preciso que todas as fases do projeto — iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento — sejam desmembradas e detalhados. Assim, é possível evitar surpresas negativas e a elevação do custo global do escopo durante o caminho. Essas rotinas podem ser melhor visualizadas através do uso de ferramentas como o cronograma físico financeiro de obras.

Elaborar um cronograma físico-financeiro de obras é uma excelente forma de associar gestão de custos com gestão de prazos. Por ele, é possível visualizar os prazos de execução das etapas do projeto e os seus respectivos desembolsos financeiros. Durante a execução da obra, o Cronograma Físico-Financeiro servirá como referência para o gestor acompanhar os custos e prazos planejados.

Ou seja, esse cronograma nada mais é, um documento no qual devem constar todas as atividades que compõem as etapas de construção da obra, assim como prazo para execução com datas de início e fim, além de também descrever o orçamento disponível para cada uma das fases do projeto.

Como diferenciar o cronograma físico e o cronograma financeiro?

Cronograma físico

O cronograma físico é o avanço esperado da obra em si. Após a definição do escopo entre contratante e contratada, durante a fase de planejamento, ele é elaborado com base nas etapas de trabalho, já definidas. Este cronograma trabalha com um detalhamento maior da periodicidade de execução das etapas, que são divididas, normalmente, em semanas.

Durante sua concepção, são levantados dados históricos de trabalhos semelhantes já realizados e levado em conta seu tempo de duração. Nessa fase, o prazo de execução de cada atividade é a informação mais importante para sua completa elaboração.

Com a evolução física da obra, o cronograma provavelmente sofrerá algumas alterações. Deverá surgir, então, um segundo cronograma, o Realizado Vs. Planejado. Por ele, será possível verificar o caminho que o projeto está percorrendo.

Quanto mais bem-feito o planejamento, mais semelhanças serão os dois cronogramas. Caso haja muita diferença entre eles, o planejamento pode ter sido falho ou a obra pode não estar se desenvolvendo no ritmo necessário. Nesse caso, a visão realizada versus a planejada ajuda o gestor a economizar recursos e a tomar ações corretivas caso necessário.

Cronograma financeiro

O cronograma financeiro representa o quanto a organização espera desembolsar durante o andamento do projeto. Ele também é elaborado durante a fase do planejamento e tem como base principal o orçamento de custos do empreendimento.

Com as atividades já definidas, é preciso levantar os custos para planejar a alocação dos recursos necessários para que a etapa seja entregue. Desta forma, é possível aumentar a produtividade da equipe, o que reduz o custo com hora parada.

Durante a execução do empreendimento, novamente, é essencial observar se o planejamento financeiro elaborado está coerente com o desembolso real. Se ambos não apresentarem grandes divergências, significa que o cronograma financeiro foi bem-feito. Caso contrário, é preciso tomar ações corretivas o mais rápido possível, a fim de evitar prejuízos financeiros no projeto.

Cronograma físico financeiro

O cronograma físico-financeiro agregará o avanço físico da obra e o quanto foi gasto até ali. Por ele, será possível fazer um bom controle de custos, pois os desvios no orçamento serão observados previamente, permitindo, assim, uma rápida ação de contorno.

Ele ajudará também, na alocação de recursos como mão de obra, materiais ou equipamentos. Logo, evita-se um aumento de custos por uso ineficaz ou alocações insuficientes. Atente que a produtividade pessoal é diretamente proporcional à alocação correta de pessoas e insumos para a realização do trabalho.

Coordenar um empreendimento é um desafio diário, mas o cronograma físico-financeiro de obras otimizará o tempo do gestor durante o monitoramento e o controle do projeto. Além disso, também ajudará a reduzir custos, mostrando como está o comportamento deles em relação ao avanço físico do empreendimento.

Isso permite ao gerente tomar atitudes corretivas ou de contingência mais cedo, evitando, por exemplo, uma possível falta de caixa no projeto.

Qual a importância desse cronograma para a obra?

Como foi falado anteriormente, o cronograma físico-financeiro descreve a sequência de etapas e serviços, bem como o desembolso financeiro da obra. Dessa forma, ele define o trabalho que será efetivado e o gastos financeiros daquele período.

O cronograma de obras apresenta as mais diversas vantagens. É possível destacar o planejamento de compra  de materiais e priorização e monitoramento das tarefas, prazos e orçamentos. Ele é importante pois gera dados que auxiliam os responsáveis a realizar o trabalho acordado no momento da contratação.

Para estruturar corretamente a ferramenta, é necessário contar com algumas informações prévias:

• Sequenciamento de atividades
• Custos dos serviços
  • Disponibilidade de mão de obra
  • Compras e logística de materiais
  • Disponibilidade de equipamentos
• Prazos dos serviços.

A Curva S

A curva S é uma maneira eficaz de apresentar informações gerenciais para monitorar projetos. A representação gráfica permite visualizar o contraste entre o gastos planejados e os efetivados simultaneamente.

Essa curva exibe os gastos de todo o ciclo de execução, possibilitando o desenho das estratégias para utilização. No começo da obra, é comum ocorrer desembolsos menores, mas à medida que as partes do escopo são entregues, os gastos tendem à aumentar com progresso das atividades.

Na fase final ocorre uma estabilização financeira e física. Esse é o motivo do nome “curva S”, pois os desembolsos financeiros correspondentes à evolução da obra revelam a regularidade na maioria das vezes.

O realizado

O realizado se associa aos gastos que já foram desembolsados ou já estão comprometidos com algum pagamento. A organização dessas informações costuma ser feita mensalmente, mas podem ser feitas em períodos mais longos (bimestralmente ou trimestralmente). Nesse caso, as análises comparativas devem ser realizadas de acordo com a periodicidade de elaboração do cronograma.

Quem pode usar a curva S

A curva S pode ser utilizada por construtoras de obras particulares ou obras públicas, gestores de obras por administração, investidores da construção entre outros.

Tenha em mente que o cronograma físico-financeiro é um grande aliado na fase de controle de execução do empreendimento. Dessa forma, quando bem montado e alimentado, poupará tempo e otimizará recursos, ajudando a organização, e na visibilidade dos custos.

Como elaborar um bom cronograma físico financeiro?

1. Construa a Estrutura Analítica do Projeto – EAP

Construir a EAP ajudará a verificar se todo o objeto contratado está contemplado. Dividir todo o escopo do projeto em etapas e serviços é o primeiro passo para se elaborar um bom cronograma, ainda que ele não seja físico-financeiro.

Com os pacotes de trabalho definidos, será mais fácil mensurar os valores e prazos das etapas necessárias para execução e entrega. Lembre-se que a soma dos prazos e custos de cada pacote tem que estar alinhada aos prazos custos globais. Assim, todos os pacotes juntos contemplarão todo o escopo!

2. Sequencie as atividades

Sequencie as etapas na ordem de desenvolvimento do projeto. Não se esqueça de que haverá, durante o andamento da obra, pacotes de trabalho interdependentes. Ou seja, é necessário que alguma etapa se inicie ou termine para que outra comece. Essas relações de dependência são fundamentais para a montagem do cronograma.

Atividades dependentes precisam ser constantemente monitoradas! Isso porque o atraso em alguma tarefa gera um efeito dominó, podendo levar ao atraso da entrega da obra.

3. Estime prazo e custo

Cada etapa necessária para entregar o pacote de trabalho deverá ter um prazo e um custo. É essencial fazer esse trabalho para todas as atividades do projeto.

Lembre-se do custo dos recursos externos e internos que serão alocados nas atividades. Contanto que o número de recursos alocados para a execução de uma determinada tarefa não ultrapasse o ponto ótimo de produtividade. Na maioria dos casos, quanto mais recursos, menor o prazo de entrega e vice-versa.

Cabe ao gestor fazer estudos de quando será viável alongar o prazo com menos recursos, ou encurtá-lo, alocando mais insumos. Em ambos os casos, é preciso ficar atento ao custo que a escolha gerará. Assim, mesmo economizando nos recursos, o aumento de prazo gera, intrinsecamente, um aumento de custo.

4. Elabore o cronograma físico financeiro de obras

Munido de todas as informações acima, seu cronograma físico estará pronto. No entanto, alguns ajustes podem ser necessários para otimizar tempo ou reduzir custos. Escolha a sua ferramenta de controle de cronograma e vá para o campo! Comece a executar!

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