O orçamento empresarial é feito a base de previsões, para que as metas financeiras da empresa sejam desdobradas e descomplicadas.
Por isso, neste post, te mostraremos uma série de dicas e informações que vão te mostrar o que é orçamento empresarial e, além disso, quais são os tipos de orçamento empresarial e também como fazê-los.
O que é orçamento empresarial
Não é difícil entender o que é orçamento empresarial, veja esta definição:
Orçamento é um plano econômico com duração definida. Por plano econômico devemos entender as entradas (receitas) e saídas (custos e despesas) conforme a competência. Já a duração leva em consideração um período pré-estabelecido, geralmente anual no caso de um orçamento empresarial ou, no caso de um projeto, durante sua duração.
Quem deve fazer o orçamento empresarial?
Todas as empresas, sejam elas públicas, privadas ou organizações sem fins lucrativos, empresas de pequeno porte, médio ou grande, todas devem fazer seu orçamento empresarial.
Em empresas de médio e grande porte, recomenda-se que a tarefa seja dividida entre os gestores das diversas áreas ou centros de custo.
Assim, as informações finais, depois de consolidadas, acabam por gerar o orçamento de toda a companhia.
As diferentes técnicas orçamentárias
Existe uma variedade de técnicas orçamentárias. Assim, não sendo possível afirmar que uma dessas técnicas é melhor do que a outra. Sua escolha deve levar em consideração vários fatores, dentre eles:
- a aplicação;
- o porte da empresa;
- grau de maturidade de gestão;
- cultura organizacional;
- familiaridade dos colaboradores com um ou outro método etc.
Independente da técnica a ser utilizada, é importante reforçar que o orçamento deve ser direcionado pela estratégia da empresa. Sendo portanto uma ferramenta de apoio à tomada de decisão, que ajuda a evitar o mau uso dos recursos e contribui para a melhoria dos resultados.
Alinhar o orçamento à estratégia é a melhor forma de garantir que ele atende aos projetos de crescimento da empresa. Além disso, ele também leva em consideração os cenários econômicos e de mercado.
Portanto, é um erro encarar o orçamento como uma ferramenta financeira. O mais correto é considerá-lo com uma das principais ferramentas de gestão.
Dicas para a elaboração do orçamento
- Baseie-se em um plano de contas contábil que reflita a realidade da sua empresa ou área;
- Busque por informações históricas para evitar fazer um orçamento totalmente descolado da realidade;
- Não se esqueça de contemplar os encargos sobre a folha de pagamentos (FGTS, INSS, …) e também as provisões (Férias, 13º Salário, Multa do FGTS);
- Respeite as variações sazonais do seu negócio: hotéis em regiões turísticas possuem ocupação maior durante as férias e feriados, boa parte do comércio se aproveita das datas comemorativas e do Natal etc.;
- Mantenha o alinhamento com as ações do seu planejamento estratégico: se você irá explorar novos mercados mensure os valores envolvidos; se lançará novos produtos, lembre-se dos custos de marketing etc.
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Tipos de orçamento empresarial
1. O Orçamento Estático
Esta é a metodologia orçamentária mais comumente adotada. Com base em um cenário definido (faturamento, produção, vendas etc.), estipula-se seu desdobramento a todos os setores, departamentos e atividades da empresa.
Outra característica do orçamento estático é que, como ele não permite alteração de suas premissas, pode perder sua importância ao longo do tempo se a empresa não conseguir atingir os resultados conforme previsto.
O orçamento estático, portanto, não se ajusta a mudanças.
Em grandes empresas, esta metodologia também pode ser utilizada para consolidar os orçamentos de cada uma de suas unidades. Cria-se, assim, um orçamento corporativo, que contempla a visão unificada das suas diferentes operações.
2. O Orçamento Flexível
Se existe o Orçamento Estático, nada mais natural que exista também um Orçamento Flexível.
Ele foca na principal deficiência do primeiro modelo, ou seja, sua incapacidade de se ajustar à mudança do cenário.
A construção deste modelo orçamentário permite um fácil ajuste das previsões (produção, vendas, faturamento, etc.). E também o impacto deste ajuste aos custos variáveis, que seguem o volume de atividade.
Nesse modelo orçamentário, os custos fixos são tratados de forma tradicional.
O orçamento flexível é geralmente criado com base em cenários cujas premissas estão baseadas em mensuração unitária (quantidade produzida, vendida etc.).
Uma alteração nestas quantidades acaba se propagando em vários pontos do orçamento.
3. O Orçamento de Base Histórica (OBH)
Esta técnica orçamentária, que pode ser combinada com as que mencionamos anteriormente, leva em consideração os números do ano anterior como base para a criação do novo orçamento.
As variações de receita, das despesas e dos custos devem ser contempladas como forma de suportar os novos objetivos da empresa.
O orçamento Base Histórico (OBH) exige menos esforço e envolvimento das pessoas. Isso porque as atividades e seus valores partem com base no orçamento do ano anterior.
Também, pelo mesmo motivo, ela acaba evitando erros na estimativa dos valores lançados no orçamento e evidenciando receitas, custos ou despesas que podem ser otimizados.
4. O Orçamento Base Zero (OBZ)
Essa técnica orçamentária parte do princípio de que nem sempre você terá os mesmos gastos de outro exercício nas mesmas operações ou funções.
Cada custo ou despesa inserido no orçamento base zero (OBZ) deve ser discutido e justificado por seus gestores. Lembrando que eles possuem forte relação com os processos ou projetos que permitirão atingir as metas e objetivos definidos.
Como o propósito do orçamento OBZ é partir de uma “folha em branco”, garante-se que somente os custos e despesas essenciais, depois de discutidos, justificados e priorizados, serão contemplados.
Como o Orçamento Base Zero não leva em consideração os dados históricos, ele acaba tornando o processo orçamentário mais lento quando comparado ao Orçamento de Base Histórica. No entanto, é uma das técnicas mais indicadas para empresas ou áreas que estejam passando por reestruturação.
Alguns comentários sobre os tipos de orçamento empresarial já apresentados
As técnicas orçamentárias até agora abordadas nesta postagem levam em consideração a estrutura hierárquica das organizações. Isso, tanto na proposição (bottom-up) quanto na aprovação (top-down) dos orçamentos das diferentes áreas ou centros de custo.
Estas abordagens tradicionais carregam alguns problemas. Que, aliás, podem causar o uso irracional ou desperdício de recursos.
Por isso, listamos abaixo dois desses problemas:
- Como cada área ou centro de custo elabora um orçamento independente, pode haver sobreposição de despesas;
- É comum que os gestores inchem seu orçamento de forma a cumprirem mais facilmente suas metas. E, para contarem com a mesma verba, ano após ano, procuram ao longo do período consumir todo o valor orçado.
O Orçamento Matricial (OMA) que, em função de sua objetividade e facilidade de elaboração, vem atraindo cada vez mais adeptos.
5. O Orçamento Matricial
O orçamento matricial, também conhecido como Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), recebe este nome por se basear em uma matriz de linhas e colunas.
As linhas são formadas pelo que se chama de pacote (despesas/custos). Já as colunas representam as entidades ou subdivisões da empresa, tais como:
- unidades de negócio;
- departamentos;
- centros de custos.
Entende-se por pacote, o agrupamento do Plano de Contas de acordo com o tipo das despesas e custos. Dessa forma, cada pacote recebe um responsável na empresa. Esse responsável, além de suas funções, negocia com cada área as metas orçamentárias do pacote e responde solidariamente pelo atendimento desta meta.
Por eliminar a formalidade hierárquica na aprovação e gestão orçamentária, é necessário conceder autonomia e poder aos gestores dos pacotes. Assim, eles podem cobrar a execução do orçamento conforme previsto por todos na empresa. Inclusive dos diretores e presidentes.
Esta mesma dinâmica pode ser aplicada ao orçamento de receitas, neste caso, quebrando os pacotes, por exemplo, em linhas produto.
6. O orçamento Budget Forecast (Orçamento Impactado, Orçamento Revisado ou Orçamento Ajustado)
O que acontece se durante o período de execução do orçamento o cenário financeiro de sua empresa mudou? Como lidar com um orçamento que foi impactado com um aumento no custo do processo, da matéria prima ou uma mudança nos objetivos da empresa?
Casos como este obrigam a uma revisão do orçamento. Pois houve uma mudança no cenário e a empresa precisa se adequar à nova situação.
O propósito do Budget Forecast é fazer com que a empresa identifique e analise a origem do desvio no orçamento e, com base nisso, estabeleça as melhores ações para a correção da rota ainda durante o período atual.
As ações adotadas dependem do que é considerado prioritário para a empresa. Podendo, assim, ocasionar mudanças no processo para compensar:
- o aumento ocorrido;
- alteração da matéria prima ou de seus fornecedores;
- transferência do orçamento de um objetivo para outro, etc.
7. O Rolling Budget (Rolling Forecast, Moving Budget ou Orçamento Contínuo)
Como já comentamos em posts anteriores, as empresas costumam elaborar seu orçamento para um período de tempo pré-estabelecido, normalmente o anual.
No entanto, empresas de segmentos com grande dinamismo, tais como o de tecnologia da informação (TI), consideram que um ano é tempo demais para planejar.
Para empresas inseridas nestes mercados outros tipos de orçamento empresarial devem ser considerados. E o Rolling Budget é a técnica orçamentária ideal.
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Ela consiste na definição de um orçamento completo por um período de tempo e de sua divisão, em diversos períodos menores, nos quais se dará sua revisão.
Ao final de cada ciclo de revisão, é feita uma análise dos resultados e um novo orçamento, de duração igual à do período de revisão, é anexado ao final do orçamento completo.
A duração do orçamento completo e dos ciclos de revisão é livre, podendo ser definida conforme as particularidades de cada empresa.
As empresas normalmente adotam orçamentos anuais com ciclos de revisão mensal, orçamentos anuais com revisão trimestral ou orçamentos trimestrais com revisão mensal.
Vale ressaltar também que é possível utilizar modelos híbridos, que façam uso de características provenientes de diferentes técnicas, criando um modelo específico para sua empresa.
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