Conheça os cuidados que a sua empresa precisa ter com o e-mail corporativo

No mundo dos negócios, o e-mail corporativo é uma ferramenta fundamental para a comunicação. Ainda que, atualmente tenhamos diversas outras formas de comunicação dentro de uma companhia, o e-mail corporativo ainda tem papel fundamental.

Sendo assim, é necessário que o suporte de TI garanta a segurança das operações realizadas via e-mail. Separamos neste artigo alguns cuidados que a sua empresa precisa ter com a ferramenta.

Acompanhe!

1. Cuidado com os anexos

Os e-mails corporativos costumam ser alvos de ataques cibernéticos e uma das formas mais comuns de ataque, é através do envio de anexos.

Por isso, é preciso muito cuidado ao abri-los.

Infelizmente, não é muito difícil confundir um e-mail usado para atacar os sistemas da empresa com um e-mail normal, isso porque, estes estão cada dia mais bem feitos.

Para evitar tais problemas, é preciso investir em segurança de TI. A implementação de filtros que barrem mensagens consideradas perigosas, é o primeiro passo.

Anexos com extensões usadas para espalhar malwares, são uma ótima opção.

De preferência, a liberação de arquivos que contenham anexos deve ter o menor número de variações de arquivos. Por exemplo: PDFs, imagens e documentos Office.

2. Melhore as senhas

Assim como todo ambiente que contenha informações relevantes e dados que não podem ser perdidos ou cair em mãos erradas, é fundamental que o suporte de TI incentive e ajuda na criação de senhas mais ‘fortes’.

Estas senhas ou palavras-chaves mais complexas não podem ser descobertas facilmente, o que dificulta o acesso de pessoas não autorizadas ao e-mail corporativo.

Senhas com letras maiúsculas e minúsculas, com símbolos e números não sequenciais, são as melhores opções.

Leia mais: Confira 9 dicas que irão garantir a segurança da sua rede WiFi corporativa

3. Adote filtros de SPAM

Quem trabalha e faz uso de e-mails sabe como os spams podem ser incômodos, além disso, são portas de entrada para vírus e conteúdos suspeitos.

Por isso, a utilização de filtros de spam é fundamental em uma empresa.

Cabe ao suporte de TI escolher quais os melhores filtros a serem implantados, de acordo com a demanda da empresa.

Leia mais: Confira 8 motivos para contratar uma equipe de suporte de TI para a sua empresa

Não basta apenas utilizar filtros de spam, é preciso que estes estejam em constante monitoramento e que sua capacidade de detecção de mensagens suspeitas seja sempre ampliada.

Vantagens do e-mail corporativo Microsoft Office 365

O pacote Office 365 é bastante conhecido no meio empresarial, pelo uso de programas como o Excel ou Word, mas você já conhece as vantagens do e-mail Office 365?

Confira algumas delas:

1. E-mail mais popular do mundo

Além de ser o e-mail corporativo mais usado ao redor do mundo, o Office 365, apesar de muito útil, não eleva os custos da empresa e ainda é de fácil utilização e acima disso, é bastante seguro.

O que também uma vantagem para o suporte de TI, que não precisa de grandes esforços para manter as funcionalidades do Outlook, que já vem integrado.

2. Armazenagem

Para empresas que precisam de mais espaço de armazenamento, este serviço de e-mail é ótimo.

O armazenamento não é compartilhado e o espaço de armazenamento é de 50 gigas por usuário e 1TB para armazenar arquivos na nuvem com o OneDrive.

3. Segurança

Quando se trata de cuidados com e-mail corporativo, a segurança é a maior das preocupações.

Nenhum gestor quer que informações confidenciais e dados importantes sejam acessados por pessoas não autorizadas.

Leia também: 8 passos para fazer uma política de segurança da informação para a sua empresa

Com o e-mail Office 365, serviços de auditoria e relatórios também estão inclusos, o que facilita a identificação de quem está fazendo uso dos serviços disponíveis.

Ainda, é possível rastrear o que é feito na caixa de entrada do e-mail, o que diminui riscos de roubo de informações e crimes cibernéticos.

E-mail corporativo é coisa séria, por isso, não deixe de dispensar a devida atenção para este quesito dentro de sua companhia.

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