Confira 5 dicas para organizar os documentos do seu RH

Organizar os arquivos e documentos do setor de Recursos Humanos pode ser uma tarefa complicada. A grande quantidade de papelada pode atrapalhar na rotina do setor.

Portanto, saber como organizar e utilizar ferramentas tecnológicas para auxílio vai fazer toda a diferença no desempenho da equipe. Sabendo disso, trouxemos neste artigo 5 dicas para organizar os documentos do seu RH.

Acompanhe!

1. Como arquivar e organizar arquivos de RH

Uma das atividades mais básicas de um departamento de pessoal é o arquivamento de documentos. Cada funcionário representa uma pilha enorme de documentos que precisa ser guardada pela empresa de maneira segura e permitindo o acesso rápido às informações quando for necessário. Nesses papéis estão contratos de trabalho, documentos pessoais, regulamentos, registro de ocorrências internas e muitos outros.

Esses documentos precisam ser guardados de maneira adequada para organizar arquivos  e assim, manter a organização do setor. O arquivamento deve ser feito em pastas exclusivas de cada funcionário, que podem ser organizadas por data de admissão ou por ordem alfabética.

Por sua vez, essas pastas precisam ficar guardadas em local livre de umidade ou luz forte para garantir a preservação dos documentos. Sendo assim, esse local deve ser de acesso facilitado para que os funcionários que necessitem buscar esses documentos os encontrem de maneira rápida.

Deve-se ter cuidado também com as condições do local onde serão guardados os arquivos, para não acumular poeira sobre os papéis. Além disso, deve ser feita dedetização no ambiente a cada seis meses para evitar a presença de traças, cupins, baratas e outros insetos indesejados.

O primeiro passo para começar a organizar  arquivos é separar os documentos por funcionário, quando for o caso e por assunto, quando forem documentos da empresa. Como conclusão, você pode criar um arquivo ativo, com os documentos que são buscados com frequência e outro arquivo inativo, onde ficarão armazenados os documentos que não são tão utilizados. O arquivo inativo pode ser depositado sob a responsabilidade de empresa especializada pela guarda de “arquivo morto”.

2. Saiba o tempo que deve guardar os documentos

Arquivar por 2 anos:

• Termo de rescisão de contrato de trabalho;

• Pedido de demissão
• Aviso prévio

Arquivar por 3 anos:

• Cadastro Geral de empregados e desempregados (Caged)

Arquivar por 5 anos:

• Atestados médicos e vale-transporte;

• Acordo de Compensação e de prorrogação de horas;

• Cartões, fichas ou livros de ponto;

• Recibos de pagamento;

• Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa do funcionário;

• Autorizações de descontos não previsto na legislação;

• Guias de recolhimento e relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;

• Arquivos de eleições da CIPA e mapa de acidentes do trabalho;
• Arquivos relativos a créditos tributários, como IR;

Arquivar de 5 a 10 anos:

• Documentos relativos ao INSS ou Receita Federal

Arquivar por 10 anos:

• Salário educação;
• Comprovante de pagamento de PIS/PASEP;

Arquivar por 20 anos:

• Exames médicos admissional, periódico, retorno ao trabalho, alteração de função e demissional;

• Informações do programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e o comprovante de entrega ao funcionário;

Arquivar por 30 anos:

• Documentos relacionados ao FGTS;

Sem prazo definido:

• Contrato de trabalho e livros de registro de empregados;

• Relação anual de informações sociais (RAIS);
• Livros de atas da CIPA e de inspeção do Trabalho;

Uma dica legal é encadernar aqueles documentos que precisam ser guardados por um longo tempo, pois dessa forma eles se transformam em um livro com capa dura e ficam protegidos.

3- Informe a sua equipe sobre os métodos de organização

Após ter definido qual método será utilizado para ordenação dos documentos é preciso informar todas as pessoas as quais terão acesso aos arquivos sobre como devem proceder para que o trabalho continue.

É interessante designar uma pessoa que ficará responsável por checar se os documentos estão no lugar correto e também orientar novos funcionários. Neste caso, o ideal é que essa pessoa tenha conhecimento ou experiência em arquivologia, pois é um trabalho metódico e que exige muita concentração, paciência e zelo.

Além disso, é importante também que seja feita uma manutenção nos arquivos para realizar o expurgo dos documentos que já tenha passado do prazo necessário de arquivamento. Esse trabalho pode ser feito a cada seis meses, por exemplo.

A quantidade de papéis no setor de recursos humanos de uma empresa pode ser enorme e isso pode causar acúmulo de documentos em cima de mesas, esperando o dia de arquivar tudo.

Embora essa não seja a melhor prática, pois deveria ser arquivado diariamente, pode ser necessário estabelecer um dia na semana para fazer esse trabalho. Porém, faça e não deixe acumular por mais tempo do que isso para não acabar desanimando. É preciso disciplina, mas só assim você consegue minimizar o risco de perder algum documento.

4- Utilize a tecnologia em favor da organização

Uma ótima solução para o acesso facilitado às informações é a transformação de todos os documentos em arquivos digitais, através da digitalização dos arquivos físicos, que pode ser feita pelos funcionários da própria empresa designados para tal serviço, ou mesmo com a contratação de empresas especializadas.

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5- Comunicação e troca de informações com outros departamentos

O setor de recursos humanos está constantemente em contato com outros setores da empresa e com frequência existe a necessidade de enviar documentos ou pedir informações sobre funcionários, e boa parte dessas informações é sigilosa. Para esses casos é importante criar protocolos de recebimento de documentos.

Uma maneira de fazer isso é anexar uma lista com os documentos enviados para os setores, e a pessoa que recebe os documentos assina a lista e devolve ao departamento que enviou. Além disso, essa é uma forma simples de acompanhar onde os documentos estão, evitando assim, que eles se percam pela empresa.

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