Saber gerenciar bem os projetos da sua empresa irá fazer toda a diferença na execução dos mesmos! Por isso, neste post as 10 melhores práticas de gerenciamento de projetos que muitas vezes são esquecidas.
Assim, cada vez que um novo projeto começar, você pode revisar esta lista para se certificar de que você não está negligenciando um pequeno detalhe que poderia ajudar num caminho rumo ao sucesso do projeto.
1 – Comunicar com todas as partes interessadas do projeto
Desde o primeiro dia do projeto você precisa comunicar as metas e objetivos. Não apenas para algumas pessoas, mas para todas as partes interessadas do projeto. Isso inclui pessoas-chave como membros da equipe, gerentes, patrocinadores de projetos, clientes e usuários relevantes.
2 – Criar uma equipe de resposta a riscos
Projetos e tarefas estão sujeitos a diferentes níveis de risco. É por isso que você deve sempre ter uma equipe de resposta que possa ajudar um projeto a permanecer no verde e evitar ir para o amarelo (ou ao temido vermelho). Pense em uma equipe de resposta ao risco como a primeira linha de defesa para quando problemas surgirem.
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3 – Realizar um kick-off do projeto
A fim de gerenciar um projeto bem-sucedido, você precisa alinhar todos os seus interessados com uma reunião inicial. Você deve incluir todos os que vão ter uma participação no projeto, principalmente os gestores. Quanto mais cedo eles souberem de tudo, melhor.
Isso ajudará com a comunicação de tarefas menores e atribuições de vários membros da equipe em cargos diferenciados. Certificar-se de que todos estão conscientes do projeto desde o início é uma maneira simples, mas eficaz para conduzir um projeto saudável para a produção.
4 – Use um documento de definição de trabalho detalhado
Um problema comum com a gestão de projetos é esclarecer quem é responsável pelo quê. Um documento de trabalho detalhado cuida da incerteza e da confusão. Ele claramente documenta que nível de trabalho precisa ser feito por qual grupo ou indivíduo, para que todos tenham uma compreensão clara do nível de esforço envolvido. Para criar responsabilidade no seu projeto, use um documento de definição de trabalho detalhado e faça com que todas as partes interessadas estejam de acordo.
5 – Criar um plano de trabalho detalhado
Formalizar o plano de trabalho do seu projeto é fundamental para cumprir os prazos e atingir metas. Sem um plano de trabalho detalhado, não há um plano documentado para todas as várias fases do projeto. O que é medido é feito, e um plano de trabalho detalhado é uma maneira simples de medir todas as partes móveis diferentes de um projeto.
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6 – Documentar tudo
Como um gerente de projeto, você já viu alguma tarefa decair por alguns dias, ou pior, por algumas semanas? Por que isso aconteceu? O que levou isso a acontecer? Como evitar que isso aconteça novamente?
A fim de responder a estas perguntas, você precisa se basear nas evidências. Documentar tudo o que acontece no seu projeto é uma maneira segura de garantir que você tenha todos os dados necessários para tomar decisões melhores e aprender com os desafios anteriores. Então escreva tudo! Etapas do projeto, impasses, mudanças de planos, dependências de tarefas. É viável também ter contabilizado o tempo de descanso remunerado da equipe.
7 – Peça feedback
Nenhum de nós é perfeito, e haverá lados bons e ruins em cada passo do caminho, mesmo em relação ao desempenho do gerente de projeto. Ter consciência do espaço pessoal para uma melhoria é uma ferramenta extremamente poderosa de ser aproveitada, especialmente se você estiver disposto a criticar sua equipe.
Como gerente de projeto, seu trabalho é garantir o sucesso do projeto. E lembre-se que são pessoas do outro lado da construção do projeto. Pedir feedback é uma ótima maneira de aumentar as chances de sucesso e melhorar suas habilidades de gestão.
8 – Comunicar o impacto dos complementos do projeto
É bom praticar metodologias ágeis, e às vezes dizer “sim” a cada novo projeto ou tarefa que surge é tentador. No entanto, esta é uma maneira fácil de se sobrecarregar com projetos. Sempre que você tiver um novo pedido dentro do seu projeto, é sua responsabilidade mostrar como isso afetará seu cronograma ou orçamento.
9 – Gerir novos acordos
Novas sugestões geralmente significam uma mudança no âmbito original do projeto. Se isso acontecer, então é uma boa prática fazer com que todos assinem um novo documento de acordo. Deste modo, as várias partes interessadas terão uma compreensão clara do novo âmbito de trabalho e do seu impacto para o projeto em geral, além do acordo documentado eliminar possíveis transtornos se os prazos precisarem ser reestabelecidos.
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10 – Realizar uma reunião de encerramento
Uma vez que seu projeto for concluído, é hora de refletir e ver como você pode otimizar os próximos projetos para o sucesso. Realizar uma reunião de encerramento é uma oportunidade perfeita para reunir todos os membros do projeto para discussão. Destacar as lições aprendidas com o projeto é uma maneira de se preparar e melhorar para a próxima vez, e seguir os mesmos passos iniciais e os processos que não funcionaram no projeto não vão te ajudar a obter sucesso nos próximos. A otimização contínua do seu gerenciamento de trabalho resultará em economia de tempo e dinheiro.
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