Fazer o controle de custos na transportadora é uma tarefa que exige bastante dedicação. De fato, as movimentações logísticas interferem em todos os setores da empresa, e conhecer a fundo a diferença entre custos e gastos para dividir bem os seus pilares é uma estratégia administrativa fundamental.
Como o número de etapas envolvidas na logística é muito grande, a gestão de recursos é imprescindível para que nenhuma área fique desassistida e, mesmo em épocas de baixas do mercado, a transportadora consiga se manter em crescimento. Dessa maneira, o segredo é reunir as informações necessárias com praticidade na hora de tomar decisões.
Quer saber mais? Vamos mostrar como fazer o controle de custos na transportadora com eficiência. Acompanhe!
A importância do controle de custos
Os custos operacionais, ao lado das despesas de operação, compõem os principais gastos de uma transportadora. Sem um controle de custos eficiente, é difícil manter a saúde financeira do negócio.
Para cumprir o objetivo de gerar lucros e prosperar é necessário compreender qual é a estrutura de custos da empresa. Dessa maneira, diante das oscilações econômicas que enfrentamos e a alta concorrência do mercado, o processo de autoconhecimento financeiro faz muita diferença.
Ele é um importante aliado no momento de saber onde concentrar os gastos, identificar os investimentos e interromper processos que não trazem lucros. Antes de falarmos diretamente sobre como ter controle dos custos na transportadora, se torna indispensável compreender como tudo é estruturado.
Pensando nisso, selecionamos quatro dicas importantes para ajudar sua empresa nessa tarefa de estruturar o controle de custos. Acompanhe!
1. Saiba individualmente quais fatores influenciam o controle de custos
Para controlar as finanças da transportadora, primeiramente é preciso saber quais são cada um dos custos operacionais envolvidos no transporte de cargas. E não falamos apenas de gastos gerais, mas de um descritivo completo de cada centavo que sai de caixa e para onde vai.
Muitas vezes, sem esse minucioso controle de custos, a empresa de transporte pode ter custos operacionais “fantasmas” que não aparecem em uma gestão financeira mais generalizada. Esses gastos ocultos podem reduzir o lucro da sua transportadora.
Por exemplo, o preço de combustível pode variar de um estado para outro, ou até mesmo entre cidades. Se o cálculo-base desse custo da operação for o preço de menor valor, a gestão financeira será surpreendida por uma despesa excedente. Isso também vale para o cálculo do gasto unitário dos veículos: é preciso individualizá-lo e somar cada um, em vez de tomar o gasto de um único veículo como referência, mesmo que sejam modelos semelhantes.
2. Registre os custos operacionais da transportadora
Vale relembrar que, diferentemente das despesas de operação, os custos operacionais são aqueles gastos envolvidos na atividade-fim do negócio e que mantêm a função essencial da empresa: transportar cargas. Por isso, quanto maior a demanda atendida, maior também será o custo operacional.
Pois bem, a melhor forma de organizá-lo é colocando tudo na ponta do lápis. Isto é, registrando cada um dos gastos com transporte de uma forma sistemática e facilmente acessível. Nesse caso, como veremos na próxima dica, fazer a gestão financeira literalmente “na ponta do lápis” não é o jeito mais inteligente, posto que existam ferramentas tecnológicas mais eficientes para isso.
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3. Modernize seu controle financeiro
Idealmente, o controle de custos da transportadora deve ser feito por meio de uma ferramenta virtual e na nuvem, ou seja, armazenada em um servidor externo ao da empresa. Assim, será possível adicionar registros de gastos e fazer a gestão financeira do negócio em tempo real, entre diversos colaboradores e de qualquer lugar. Não será mais preciso, por exemplo, estar no escritório para acessar essas informações.
A escolha da ferramenta depende dos seus recursos e da adaptabilidade da equipe às soluções disponíveis. Nesse sentido, existem desde ferramentas gratuitas e mais básicas como o Planilhas Google, até softwares elaborados como um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP).
4. Elabore um planejamento financeiro
Uma vez que você tenha uma visão mais clara dos custos operacionais da transportadora, crie o hábito de registrá-los um a um e faça isso de uma forma prática e moderna, será possível ter um controle de custos preditivo.
Não só saberá exatamente o quanto e no que gasta, como poderá planejar as finanças da sua empresa para os próximos meses com base na sua atuação real. Isso permitirá trazer mais estabilidade financeira ao negócio, além de embasar decisões estratégicas com foco em aumentar o faturamento da transportadora.
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Porque é importante ter o controle das informações
Um dos grandes benefícios do controle de custos na transportadora é manter a competitividade da empresa no mercado perante os concorrentes. Para que isso seja possível, é interessante contar, como ja foi dito, com a ajuda da tecnologia e dos parceiros estratégicos que facilitam o trabalho o máximo possível.
Ao otimizar o setor financeiro, por exemplo, implementando um software, os riscos de erros são praticamente eliminados e o controle das informações fica concentrado em um mesmo programa, totalmente digital.
Os parceiros estratégicos, aqui, são indispensáveis pela necessidade de cumprir prazos sem perder a qualidade do serviço e, quando for preciso, reduzir custos de maneira inteligente por sazonalidades.
Ficou claro como o controle de custos na transportadora pode ser um verdadeiro divisor de águas em seu negócio? O mais importante é que, em uma gestão de recursos adequada, você saiba diferenciar custos e gastos para aplicar recursos em ações que realmente trazem retorno positivo e ajudam a tornar a empresa referência no mercado.
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