Saiba quais são os benefícios da gestão de projetos em empresas de serviço

Os projetos são criados com o planejamento de ações e visam a sua execução e o acompanhamento, monitoramento e controle das atividades que são estabelecidas em um cronograma para beneficiar os empreendimentos. Quer saber como funciona a gestão de projetos em empresas de serviço? Você encontrará as respostas que está buscando no decorrer deste artigo!

A gestão de projetos tem sido essencial para o sucesso dos estabelecimentos de diversos ramos do mercado. Ela é considerada uma chave para o sucesso, pois garante a fluidez nos níveis organizacionais, conseguindo agilizar os mais variados processos. Neste post, vamos falar sobre os resultados e sobre os principais benefícios que podem ser obtidos com a gestão de projetos em empresas de serviços.

Como funciona a gestão de projetos em empresas de serviço?

Os projetos seguem um roteiro que é elaborado pelo profissional especializado nesse segmento, sendo que cada projeto envolve o gerenciamento de dez áreas: integração, escopo, custos, qualidade, aquisições, recursos humanos, comunicação, risco, tempo e partes interessadas. O gerente responsável se comunica com os clientes e presta atendimento personalizado para criar um projeto adequado para cada caso.

O profissional que elabora o projeto precisa registrar todos os recursos envolvidos fazendo um planejamento completo. A seguir, o projeto criado para a empresa é executado por um grupo de colaboradores que realizam atividades temporárias com o objetivo de atingir um determinado objetivo. Sendo assim, deve haver um dia designado para o início e uma data estabelecida para o fim do projeto, com prazos fixados para o cumprimento de tarefas.

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Mas, ainda que exista um prazo estabelecido para a sua concretização, não há uma garantia de que tudo acontecerá conforme o planejado. Durante a execução das atividades ocorrem mudanças e situações imprevistas que não podem ser controladas pelo gerente de projetos. Entretanto, ele consegue minimizar os atrasos usando ferramentas que antecipam ocorrências e permitem a readequação das datas.

As estruturas organizacionais das empresas de serviços que fazem a gestão de projetos são diferenciadas. Geralmente, elas têm ao seu dispor o gerente de projetos que cuida exclusivamente de projetos específicos, e o gestor de competências que gerencia as equipes que vão seguir o cronograma. Os colaboradores envolvidos na realização das tarefas vão inserindo informações no sistema para auxiliar na comunicação entre os dois profissionais e o grupo.

Quais são os principais benefícios da gestão de projetos em empresas de serviço?

A gestão de projetos é uma ferramenta indispensável para tirar os planos do papel, que exige habilidades técnicas dos colaboradores participantes. Porém, as empresas que investem nesse tipo de trabalho alcançam inúmeras vantagens. Veja a seguir os benefícios mais comuns da gestão de projetos!

Melhor cumprimento dos prazos

As informações relativas aos projetos são centralizadas para a entrega de resultados excelentes. A integração dos dados possibilita o gerenciamento de equipes múltiplas de modo que é possível saber o que cada colaborador está fazendo para atingir a suas metas. Ademais, permite a priorização de demandas e o controle total do fluxo de tarefas para que os prazos sejam cumpridos em dia.

Contudo, o cumprimento do cronograma depende do grupo de trabalho e de diversas circunstâncias. Se ocorrer um evento inesperado, o gerente de projetos analisa as informações e tenta renegociar os prazos com antecedência para evitar conflitos. As datas podem ser alteradas se isso não causar impactos com efeitos negativos irreversíveis aos negócios. Vale destacar que a gestão de projetos utiliza metodologias de controle para que essas mudanças sejam seguras.

Controle sobre o ROI

O retorno sobre os investimentos é uma consequência da execução das atividades registradas no cronograma. O projeto tem custos, mas permite o controle da sua lucratividade e possibilita a eliminação de despesas desnecessárias, a antecipação de receitas e a negociação de preços mais vantajosos com os fornecedores.

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Aumento da produtividade

O gestor de projetos normalmente elabora um cronograma em conjunto com a equipe de colaboradores. Nesse cronograma, fica registrado o tempo necessário para a efetivação de cada atividade agendada. Com isso, a gestão do tempo é aprimorada e não existem lapsos para a ociosidade, aumentando significativamente a produtividade do grupo.

Outro fator relevante é que a gestão de projetos facilita o levantamento de inúmeras informações para a antecipação de erros. Isso dá aos líderes a chance de agilizar a tomada de decisões que são definidas com base nos dados mapeados, para resolver os problemas aumentando a eficiência da empresa.

Melhoria do atendimento ao cliente

Por meio da gestão de projetos os clientes recebem informações atualizadas sobre a realização dos trabalhos, têm suas necessidades atendidas e suas ideias analisadas. Portanto, eles ficam satisfeitos ainda que aconteçam eventos inesperados até a finalização do projeto, tendo em vista que vão receber exatamente o que desejam. Com as suas expectativas atendidas, os clientes vão indicar a empresa de serviços para outros parceiros, oportunizando o acesso a novos negócios.

Quais são os resultados da gestão de projetos em empresas de serviço?

A gestão de projetos contribui para o crescimento das empresas levando-as a atingir o nível de excelência desejado e aplicando técnicas diferenciadas para melhorar a estrutura física, os equipamentos, as tecnologias e colaboradores. Os principais impactos da gestão de projetos em empresa de serviço são os seguintes:

• integração de todos os departamentos;
• comunicação assertiva;
• atendimento eficiente ao cliente;
• modernização dos sistemas;
• visão amplificada dos processos;
• automatização dos processos financeiros e gerenciais.

Além disso, as empresas que aderem à gestão de projetos recebem certificações que são fundamentais para a sua evolução, por se tratarem de diferenciais competitivos. A certificação atesta que a organização atende aos padrões normativos, estando de acordo com as boas práticas de mercado e oferecendo os serviços de profissionais qualificados para as suas funções.

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Enfim, a gestão de projetos em empresas de serviços agrega valor aos trabalhos diferenciados oferecidos aos clientes. Com isso, os preços podem ser aumentados elevando os lucros em conformidade com a ampliação da capacidade produtiva. Todas as informações dos projetos são documentadas e podem ser utilizadas para avaliações sobre os trabalhos prestados.

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