7 Dicas para garantir o sucesso do seu evento ao ar livre

A produção de qualquer evento exige planejamento antecipado e organização, e com os eventos ao ar livre não poderia ser diferente. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, eles necessitam até de mais atenção e cuidado, desde os mais simples detalhes até os mais elaborados, uma vez que são realizados em locais abertos e, com isso, podem contar com mais imprevistos que o normal.

Esses eventos são ótimas alternativas para quem busca criar um ambiente mais descontraído que estimula o relacionamento pessoal. Pensando nisso, separamos um conteúdo importante para que você organize um da melhor forma, garantindo maiores chances de sucesso através de dicas de de planejamento e logística. Continue a leitura e confira!

1. Checklist

O primeiro passo de qualquer evento de sucesso é fazer um levantamento de todos os itens essenciais, com meses de antecedência. Anote, calcule e utilize planilhas para manter o controle de tudo e evitar surpresas desagradáveis mais para frente.

Leia mais: 8 Passos para organizar um evento impecável e garantir sucesso 

2. Clima

Um item fundamental em eventos ao ar livre são as condições climáticas no dia da sua realização, que podem favorecer ou acabar com a festa. Procure escolher uma época mais seca para evitar chuvas e ventanias, e cheque a previsão do tempo a partir das semanas anteriores à data escolhida.

Se o local for todo aberto, é interessante alugar toldos para criar áreas cobertas para proteger convidados, alimentos e bebidas, assim você evita transtornos em caso de mau tempo. A previsão do tempo nem sempre acerta, então, tenha um plano B caso isso aconteça. 

3. Lugar adequado

Escolher o local adequado é ainda mais importante em um evento ao ar livre. Opte por ambientes que tenham uma bela vista, sejam agradáveis e ofereçam infraestrutura completa com serviços e acomodações de qualidade para garantir o conforto do seu público.

Além disso, não se esqueça de analisar o acesso ao local. Quanto mais facilidades ele oferecer, melhor. Pense em como seus convidados podem chegar de carro, bike, moto, metrô, ônibus e até mesmo de avião.

4. Luz, som e cenografia

Locais abertos nem sempre oferecem fontes de iluminação adequadas, por isso é essencial calcular a quantidade apropriada de lâmpadas para que todo o espaço seja bem iluminado.

Prezar pela qualidade dos equipamentos de som também é fundamental, já que a céu aberto o som ecoa mais longe e perde potência. Por fim, para encantar os participantes é preciso investir em uma cenografia impactante, que seja criativa e valorize o espaço.

5. Alimentos e Bebidas

Torne seu evento o mais agradável possível e ofereça opções de bebida e alimentação, pois sempre haverá consumo nessas ocasiões.

Eventos ao ar livre pedem um clima mais informal e isso também pode ser incorporado na escolha de alimentos e bebidas, com a contratação de food trucks e drinks tropicais, por exemplo.

6. Energia

Por último, mas não menos importante, você não pode colocar seu evento em risco no caso de falta de energia.

Alugue um gerador compatível com o tamanho do evento e evite dores de cabeça aos 45 minutos do segundo tempo.

7. Equipes especializadas

Contrate equipes médicas, de segurança e de limpeza para garantir que nenhum imprevisto atrapalhe a festa. Em eventos abertos é preciso ter maiores cuidados com a limpeza e as normas sanitárias, por isso contrate banheiros químicos que atendam o público estimado, espalhe lixeiras por todo o local e garanta que uma equipe limpe o local enquanto ele acontece, e não apenas depois que ele termina.

Além disso, o sucesso do evento depende diretamente da escolha da equipe. É super importante escolher profissionais qualificados, responsáveis, engajados e preparados para atuar no seu evento. Para isso, a terceirização é uma excelente opção, e só traz benefícios.

Leia mais: 4 impactos positivos que a terceirização de mão de obra traz para seu evento

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