5 ferramentas de gestão para aprimorar a organização do seu negócio

É muito importante que as empresas conte com metodologias, softwares e ferramentas de gestão para monitorar e otimizar processos e, também, controles de gestão por parte dos gestores.

Neste post, vamos ter mostrar algumas metodologias, softwares e ferramentas de gestão que, com a importante participação da tecnologia, tornam o trabalho das equipes mais ágil e produtivo. 

Conheça algumas das principais ferramentas de gestão

Uma gestão eficaz preza pelo controle dos processos, pela qualidade das tarefas, entregas sempre dentro do prazo e uma integração entre as equipes para que todos saibam seu papel dentro da organização e sua importância no processo.

Hoje, com a ajuda da tecnologia, existem diversas ferramentas de gestão que permitem que o dia a dia das empresas seja muito mais fácil de ser conduzido. São técnicas e metodologias que ajudam na condução eficaz de projetos e na entrega de resultados. Veja as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas:

1. 5W2H

Ferramenta de gestão que possui uma metodologia em formato de check list e auxilia líderes e equipes a terem mais clareza e certeza a respeito das tarefas e projetos. Com isso, é possível elaborar um plano de ação para tomada de decisões mais assertivas.

Ela apresenta uma lista com 7 perguntas que, ao serem respondidas, mostram o caminho para solução da demanda e facilita muito focar na qualidade sem perder o prazo:

5W:

• What? (O quê?): qual é a ação a ser executada;
• Why? (Por quê?): por que é preciso realizar o projeto;
• When? (Quando?): quando a ação será executada e qual o tempo será necessário para execução do projeto;
• Where? (Onde?): onde cada etapa será conduzida e onde projeto acontecerá;
• Who? (Quem?): quem serão os envolvidos no projeto.

2H:

• How? (Como?): como será realizado o projeto;
• How much? (Quanto custará?): quanto o projeto vai custar – avalia o custo x benefício e, se for o caso, orienta a fazer ajustes antes de realizar o projeto.

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2. PDCA

O PDCA ou Ciclo PDCA busca a melhoria contínua dos processos nas empresas. A metodologia tem o objetivo de diminuir os custos e aumentar os lucros, além de manter o foco na satisfação do cliente. A sigla significa:

• Plan (planejar): avaliar e identificar os problemas em um processo, apontando as causas para, ainda no processo, eliminar o erro;
• Do (fazer ou executar): o que foi planejado é colocado em ação;
• Check (verificar): avaliar se o que foi executado deu ou está dando certo, podendo a empresa avaliar durante o processo, depois de concluído ou ambos;
• Act (agir): com base no que foi levantado no processo, é o momento de identificar o que deu certo e implementar essa ação e avaliar o que pode ser melhorado e, assim, começar um novo ciclo PDCA.

3. Análise SWOT/FOFA

Ferramenta que auxilia a empresa a identificar aspectos internos da organização, como fraquezas (weaknesses) e  forças (strength), e também os externos, que são oportunidade (opportunities) e ameaças (threats).

Com relação aos aspectos internos, a organização deve conseguir identificar e corrigir os erros e ressaltar as qualidades; já com os aspectos externos, os quais ela não tem controle, deve ficar atenta para explorar os contextos e tornar-se mais competitiva. A sigla SWOT possui os seguintes significados:

• Strength (forças): pontos fortes da empresa que podem ser explorados para aumentar conquista de metas;
• Weaknesses (fraquezas): pontos fracos que a empresa precisa trabalhar internamente;
• Opportunities (oportunidades): avalia todo o cenário externo, o mercado como um todo, para acompanhar tendências e inovações;
• Threats (ameaças): possíveis alterações e mudanças que podem afetar a empresa negativamente e, a partir daí, a organização deve desenvolver sua estratégia para superá-las. 

4. PM Canvas

Metodologia que tem o objetivo de organizar as demandas, especialmente de forma visual, de maneira que todos os integrantes da equipe possam participar da sua organização e entender o que cada um está fazendo nesse contexto.

A ideia é reunir todas as informações em uma página, de forma objetiva e de fácil compreensão. Ele sugere que essa organização deve ser feita a partir das seguintes perguntas:

• Por quê? 
• O quê? 
• Quem? 
• Como? 
• Quando? 
• E quanto? 

Com isso, acredita-se que a organização das demandas e a realização das tarefas se dê com foco nas etapas e no cumprimento de prazos. 

5. Guia PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia que existe desde 1996, com edição a cada quatro anos, que foi criado com o propósito de padronizar as práticas de gestão de projetos, sempre respeitando as particularidades de cada empresa.

Os objetivos gerais do guia são:

• formular padrões profissionais de gestão de projetos;
• produzir conhecimento por meio da investigação;
• tornar a gestão de projetos uma profissão por meio de seus programas de certificação.

Com a gestão de projetos se tornando cada vez mais presente no mercado, o guia surgiu como uma forma de reunir em um só documento todas as informações fundamentais para os gestores de projetos, que precisam lidar, principalmente, com prioridades, prazos, processos e custos.

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Aplicativos e softwares de gestão que auxiliam no trabalho remoto  

Para colocar em prática as ferramentas de gestão nas empresas, o uso da tecnologia é, sem dúvidas, indispensável. Diversos programas, softwares e aplicativos têm sido utilizados em todos os formatos de trabalho e não mais apenas no tele-trabalho e home office.

A adoção dessas tecnologias facilita ainda mais os processos dentro das empresas e, consequentemente, potencializam os resultados das ferramentas de gestão que são utilizadas pelas equipes. Conheça alguns exemplos:

Zoom

Sem dúvidas, esse é um dos softwares que mais ficou conhecido e utilizado durante o home office e, mesmo com a volta ao trabalho presencial, continua sendo muito acionado.

O Zoom é uma plataforma que permite realizar vídeo chamadas, possibilitando encontros online para reuniões, com até 1.000 participantes, simultaneamente, oferecendo opções como o compartilhamento da tela, para apresentações de slides e documentos, além de viabilizar que as reuniões sejam gravadas e compartilhadas posteriormente.  

Trello

Para facilitar a gestão de tarefas das equipes, o Trello é um sistema que usa quadros, listas e cartões para ajudar a organizar os processos de entrega de demandas sempre observando os prazos. 

A ideia é que todos consigam entender a organização das tarefas de forma ágil e simples, além de conseguirem identificar, visualmente, tarefas que já estão concluídas, em andamento ou que estão pendentes de revisão, por exemplo.

Google Drive

O armazenamento na nuvem é uma das principais tecnologias que surgiram para facilitar a vida das empresas.

O Google Drive é um dos exemplos mais conhecidos e, por oferecer um pacote de armazenamento gratuito, é muito utilizado.

Nele, é possível incluir arquivos em todos os formatos, desde textos, tabelas, vídeos, imagens e áudios, que podem ser compartilhados com todos que têm acesso à pasta criada.

Além disso, ele possibilita que, todos que têm autorização, possam fazer alterações em tempo real, como em textos.

Controle de ponto online

Importante parte da gestão remota de equipes e projetos, o sistema de controle de ponto online, que é um software de RH, permite ao gestor acompanhar mais de perto sua equipe e também analisar a razão entre as tarefas e o tempo de trabalho, para entender se um setor está sobrecarregado ou se precisa de apoio.

O controle de jornada de trabalho é muito importante, pois, além de mostrar o fator produtividade, também fornece dados muito importantes para o RH, como horas extras, banco de horas, faltas e atrasos.

Fazer esse controle é possível graças à tecnologia, que permite a instalação de um aplicativo no celular ou notebook do funcionário. Mesmo estando de casa, ele consegue registrar o ponto quando está iniciando e finalizando seu dia de trabalho.

O registro é feito de forma segura e ágil, sendo que as informações são imediatamente enviadas para a empresa, que pode acessar relatórios e realizar um controle de ponto realmente eficaz.

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Team Viewer

Solução muito usada por departamentos de Tecnologia da Informação e suporte, o Team Viewer permite que uma pessoa acesse computadores e notebooks de forma remota. 

O usuário deve instalar o programa, abri-lo e acessar um número, como um código que mostra o IP do computador, por exemplo, e que deve ser disponibilizado à pessoa que deverá acessar a máquina.

Assim que o responsável pelo suporte digita o código no seu computador, dentro do programa, ele consegue entrar na tela do computador e fazer as devidas correções, modificações e instalações necessárias.

Esse programa é muito utilizado quando as empresas não possuem um setor de TI na empresa e terceirizam o serviço. Assim, não é necessário que o suporte faça manutenções presencialmente.

Com a tecnologia, as empresas têm condições de oferecerem qualidade e conforto no ambiente de trabalho, o que resulta, consequentemente, em mais qualidade e produtividade entre as equipes. As ferramentas de gestão, assim como os softwares e aplicativos, são fundamentais para tornar o dia a dia dos colaboradores mais ágil e com mais entregas de resultados, o que ajuda no crescimento da empresa e aumenta a competitividade no mercado. 

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