Veja 6 dicas importantes para organizar o RH da sua empresa

Assim como em qualquer setor, o RH necessita de organização para a elaboração de processos que são fundamentais para a empresa, como a documentação trabalhista dos colaboradores, admissões e demissões, engajamento de profissionais, entre outros aspectos.

E com a tecnologia cada vez mais protagonista, existem uma série de sistemas e softwares que podem auxiliar nessa organização.

Com base nisso, separamos 6 dicas importantes para organizar o RH da sua empresa.

Confira o artigo!

1. Organize os dados dos funcionários

É preciso manter um sistema de informações básicas, como cargo, data de admissão, aniversário e contatos pessoais de cada funcionário. Inclua também a evolução salarial e tópicos de avaliação de desempenho.

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As planilhas geradas pelo programa com os dados dos colaboradores dão uma visão global da empresa e podem alimentar momentos decisivos na gestão de pessoas.

2. Gerencie as férias dos colaboradores 

Em um calendário, é possível colocar o nome do colaborador, o período de ausência, a função e o setor. Assim, você consegue identificar sobreposição de férias em uma mesma área, o que evita desfalques nos departamentos que podem comprometer a produtividade da empresa de maneira geral.

3. Controle o tempo de trabalho em planilhas ou outros sistemas

Manter uma planilha atualizada com as horas trabalhadas por cada funcionário e o total a ser pago por isso é essencial para diminuir as chances de processos trabalhistas.

Assim, os dados não se perdem e os cálculos são precisos. Caso o sistema adotado pela empresa seja de banco de horas, calcule a quantidade de folgas e programe um alerta que avise cada colaborador sobre o período em que elas devem ser usadas.

Essa é uma das rotinas mais importantes do RH, porque influencia no controle do pagamento e na mensuração do desempenho dos profissionais.

4. Organize a folha de pagamento

A folha de pagamento apresenta a remuneração paga aos colaboradores diária, semanal, quinzenal e mensalmente. Um erro pode acarretar prejuízos com ações trabalhistas e perdas financeiras.

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Por isso, esse processo requer a inclusão de todos os detalhes do que é de direito do colaborador, como salário, benefícios e bonificações. A folha de pagamento tem fins contábeis, fiscais e operacionais. Portanto, é de grande importância para a rotina trabalhista da empresa. 

5. Controle os processos

Admissões e desligamentos não são tarefas fáceis, porque costumam ter muitas etapas. Tanto o planejamento estratégico quanto a parte burocrática desses processos estão entre as rotinas mais importantes do RH. Vale criar um fluxograma com o passo a passo desses processos.

No caso de uma demissão, por exemplo, você terá na palma da mão o que precisa ser feito e em qual prazo, como aviso prévio, baixa na carteira, agendamento de exames, cálculo de verbas rescisórias e homologação. Assim, você racionaliza o processo e diminui a chance de falhas.

6. Elabore uma estratégia de recrutamento 

Uma área muito estratégica para o RH é o processo de recrutamento e seleção. Se a empresa não contrata bem, faz más escolhas profissionais, ela não conseguirá ter bons resultados e prosperar. Para que o processo funcione, o gestor de RH deve planejar estrategicamente as contratações. 

Esse caminho passa pela construção adequada da vaga, análise de perfil do candidato, entrevista pessoal, avaliação da capacidade técnica, bagagem cultural, entre outros pontos. Um processo bem estruturado confere benefícios como: fortalecimento da estratégia do negócio, redução de turnover, de custos e fortalecimento da cultura organizacional.

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