Recepcionista: funções, atribuições e responsabilidades

O recepcionista é o profissional que trabalha na recepção ou portaria de estabelecimentos privados ou públicos no atendimento ao público interno ou externo. Trata-se de uma função estratégica para a organização por envolver o atendimento das pessoas e o controle de acesso físico do local.

A atuação do recepcionista é estratégica pois, trata-se da porta de entrada do estabelecimento, seu “cartão de visita”. Um atendimento de excelência na linha de frente pode fazer com que toda a cadeia de serviços seja realizada de maneira eficaz.

A recepção é o local de recepcionar e atender pessoas. Normalmente construído como um balcão na entrada de um edifício, a recepção é encontrada principalmente em meios de hospedagem, empresas, hospitais, consultórios médicos e órgãos públicos.

A pessoa empregada de ocupar a recepção é chamada de recepcionista. Cabe ao recepcionista (entre outros) responder perguntas gerais e/ou direcionar as perguntas para outros profissionais qualificados.

Área de atuação do recepcionista

O mercado de trabalho para recepcionista é bem extenso pois, qualquer estabelecimento precisa de um profissional para recebimento de colaboradores, prestadores de serviço, clientes e visitantes.

O recepcionista poderá trabalhar em empresas privadas ou públicas, hotéis, hospitais, clínicas, escolas, órgãos públicos, entre outros.

Leia mais: O que muda ao contratar recepcionistas terceirizados para sua empresa

Perfil do Recepcionista

O perfil do recepcionista ideal envolve diversas qualidades, dentre elas:

• Responsabilidade;
• Dinamismo;
• Discrição;
• Organização;
• Atenção;
• Iniciativa;
• Criatividade;
• Imparcialidade ;
• Flexibilidade;
• Comunicabilidade ;
• Ponderação;
• Educação;
• Simpatia;
• Confiança;
• Sigilo;
• Autonomia.

Leia mais: Entenda mais sobre as atribuições de um funcionário de recepção terceirizado

Função do Recepcionista

• Recepcionar, atender e orientar pessoas;
• Utilizar recursos de informática (computadores, impressoras, catracas eletrônicas e etc);
• Controlar a entrada e saída de pessoas e bens;
• Receber e transmitir mensagens;
• Receber e fazer ligações telefônicas;
• Receber, organizar, encaminhar e arquivar documentos;
• Fazer o controle patrimonial de bens, referente ao seu setor de trabalho;
• Confeccionar relatórios;
• Prestar informações;
• Organizar o ambiente da recepção.

O que faz o Recepcionista?

• Recepciona colaboradores e visitantes procurando identificá los, averiguando suas pretensões para prestar-lhes informações e/ou encaminhá-los a pessoas ou setores procurados;
• Atende e realiza chamadas telefônicas;
• Responde a perguntas gerais sobre a organização, que estejam dentro das suas atribuições, ou direciona as perguntas para outros funcionários qualificados a responder;
• Organiza e arquiva documentos;
• Executa trabalhos de digitação e impressão de documentos;
• Utiliza a máquina copiadora e/ou impressoras;
• Controla chaves;
• Registra informações;
• Utiliza intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes e etc.

Leia mais: A importância do Departamento Pessoal para a sua empresa

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