Uma das maiores dúvidas dos hoteleiros é gerar um relatório de fechamento do dia para ter certeza que todas as atividades estão registradas no sistema dentro do dia certo.
Os responsáveis por acompanhar relatórios diariamente são os donos e gerentes de propriedades pequenas e médias, e esse trabalho não é fácil, porém relatórios de auditoria noturna tornam a vida do hoteleiro mais fácil no longo prazo, já que permitem identificar com facilidade as áreas do negócio que precisam de mais atenção. Relatórios de gestão hoteleira dão a visão geral do negócio para que você tome decisões apoiadas em dados concretos.
Nós criamos uma lista dos principais relatórios de auditoria noturna que você deve “rodar” em sua propriedade para garantir uma operação tranquila. Estes relatórios o ajudarão a medir seu sucesso e evolução ao longo do tempo. Também mostraremos quando você deve gerar esses relatórios para garantir que possui os dados mais corretos.
Quando devo “rodar” os relatórios de auditoria noturna de meu hotel?
É importante gerar os relatórios de auditoria noturna de seu hotel na hora certa do dia para garantir que as informações daquela data estão completas e seus relatórios estão precisos. A maioria dos relatórios mostra apenas as transações lançadas e não as pendentes, o que significa que as transações se referem ao passado até a data presente. Isso normalmente acontece quando as reservas são alteradas para o status “Na Casa”, ou os hóspedes fazem o check-in. Para que os relatórios puxem os dados corretos das suas reservas, recomendamos que você sempre faça o correto check-in e check-out de seus hóspedes.
Para a maioria dos sistemas PMS com relatórios embarcados, as transações do dia serão postadas automaticamente na sessão de relatórios com a data “hoje, 23:59.” No entanto, é possível que estas transações estejam disponíveis para visualização apenas mais tarde, digamos, às 2 da manhã, pois o sistema pode demorar um pouco para coletar e processar todos os dados. Por isso o melhor horário para gerar relatórios de auditoria interna costuma ser às 2 da manhã do dia seguinte.
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Quais são os melhores relatórios de auditoria noturna para hotéis?
Assim que todas as atividades do dia anterior foram processadas e as tarifas, impostos, taxas, etc foram postadas, geralmente após as 2 da manhã, você poderá gerar todos os relatórios de auditoria noturna de seu hotel para ver as atividades do dia anterior.
Para uma visão geral das suas operações, utilize a seguinte amostra de relatório de auditoria nortuna para sua propriedade.
Relatórios de Transações
O relatório de transações do hotel é semelhante a um livro-caixa. Nele ficam registrados todos os pagamentos de suas reservas, extratos e contas da casa. Todos os ajustes de transações, cancelamentos e estornos também são registrados nele. Normalmente, é possível usar filtros para ver as transações postadas por data, usuário, tipo de transação (crédito, débito, ítens adicionais, etc), status da reserva (hóspede na casa, check-out feito, no show, etc) e outros. Se você gerencia uma propriedade grande com diversos usuários que fazem muitos lançamentos todos os dias, recomendamos que você filtre para visualizar apenas aguns tipos de transação por vez.
Seu auditor noturno ou gerente noturno utilizará este relatório para cruzar os dados de todos os lançamentos dos usuários do dia.
Exemplo de relatório de auditoria noturna para hotel: Relatório de Transações
Relatório Financeiro Diário
O relatório financeiro diário é semelhante a um “relatório do gerente”. Nele você encontra as métricas diárias para qualquer data definida. O relatório foca no desempenho de sua propriedade em relação à receita de hospedagem gerada na data do relatório, reservas registradas e uma precisão de produção para os próximos 14 dias. É um resumo todos os dados que a gerência usa diariamente, incluindo Diária Média, RevPAR, Ocupação, Receita Total e muito mais.
Este relatório ajudará a monitorar sua produção, buscar erros cometidos pela equipe, calcular perdas devido a descontos e se preparar para as 2 semanas seguintes.
Exemplo de relatório de auditoria noturna para hotel: Relatório Financeiro Diário
Relatório de Ajustes
O relatório de ajustes é muito semelhante ao relatório de transações, mas mostra apenas as transações do tipo ajuste. Este relatório pode ser útil para identificar todos os ajustes ou descontos feitos no dia. Use os filtros disponíveis para organizar seus dados.
É importante para seu Auditor Noturno ou seu Gerente Noturno detalhar cada ajuste, já que cada um remove receitas já lançadas em seu sistema.
Relatório de Contabilidade de Pagamentos
O relatório de contabilidade de pagamentos para hotéis e semelhante a um relatório de recebíveis. Este relatório contábil permite que você verifique valores a receber para localizar reservas que eventualmente não tenham sido pagas integralmente, verificar o que já foi pago e se certificar que os pagamentos estão de acordo com a receita. Neste relatório você pode filtrar as reservas por tipo de pagamento, data de pagamento, transações associadas a cada pagamento e as datas da estadia.
A utilidade deste controle contábil dos pagamentos recebíveis reside no fato de que ele pode mostrar, rapidamente, se sua propriedade recebeu todos os pagamentos que deveria para um dia ou mês específicos.
Relatório de Impostos
O relatório de impostos resume todos os seus impostos e taxas lançados para a data do relatório atual, do início do mês até a data e do início do ano até a data. Como os impostos e taxas são normalmente atrelados aos serviços que foram prestados, é importante fazer sempre o check-in e check-out das reservas para garantir que os dados de impostos deste relatório refletem corretamente a realidade. Tenha em mente que impostos e taxas para reservas que tiveram seus status modificados de ‘confirmada’ para ‘cancelada’ ou ‘no show’ não aparecerão neste relatório.
Este relatório permite que você visualize facilmente as cobranças de impostos separadamente e permite que você saiba rapidamente o quanto precisará pagar de impostos em determinado período.
Relatório de Saldos de Contas
O relatório de saldos de contas de um hotel é similar a um um livro caixa de hospedagens. Com este relatório, o usuário ou gerente pode filtrar reservas com base na data de chegada ou partida, visualizando todas as reservas com um saldo em aberto ou devedor. Um uso comum deste relatório é monitorar os gastos dos hóspedes e evitar o acúmulo de uma despesa muito alta. Algumas propriedades podem entrar em contato com o hóspede e solicitar uma quitação parcial ou a adição de um depósito em dinheiro ou aumento do valor autorizado no limite do cartão de crédito.
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Este relatório é crucial para as atividades diárias e pode ser gerado 2 ou 3 vezes por dia para garantir que ninguém faz o check-out com um saldo devedor, que os ‘no shows’e cancelamentos passam pelos ajustes necessários e nenhum hóspede faz o check-in sem o pagamento ou registro de uma forma de pagamento no sistema.
Relatório de Caixa
O relatório de caixa do hotel deve ser gerado quando se encerra a(s) gaveta(s) de caixa de qualquer lugar onde você recebe dinheiro em seu hotel, como um café ou loja de souvenirs. Com ele, você pode verificar todas as transações (pagamentos e reembolsos) feitas naquela localidade. Se na sua propriedade você tem uma caixa forte ou cofre para onde faz a chamada “sangria”, você pode usar este relatório para fazer a reconciliação dos valores removidos das gavetas e levados ao cofre ou ao banco.
Este relatório é essencial para controlar as operações feitas em dinheiro em sua propriedade, já que você pode visualizar os saldos de abertura e fechamento de cada gaveta para datas e períodos específicos, assim como identificar excedente ou falta em relação a cada turno da recepção.
Exemplo de relatório de auditoria noturna para hotel: Relatório de Caixa
Relatório de Anotações
Algumas propriedades fazem anotações dentro do PMS para avisar outros usuários sobre os detalhes de uma reserva ou instruções de pagamento. Você pode usar o relatório de anotações para filtrar as anotações da reserva ou dos hóspedes por data de chegada, data de partida e status da reserva. Um exemplo de anotação em uma reserva seria: DIN 2P+CDM SUP@1000/Q/D que significa pagamento em dinheiro, 2 pessoas no quarto com café da manhã incluso, quarto superior na tarifa de R$ 1000 por quarto por dia.
Este relatório pode ser particularmente útil para alertar outros usuários de informações importantes ou instruções sobre um hóspede ou reserva em especial, como um hóspede VIP ou alguém com necessidades especiais.
Relatório de Reconciliação de Pagamentos
Um relatório de reconciliação de pagamentos para hotel mostra a quantidade de dinheiro coletada durante determinado período de tempo, separado pelas diferentes formas de pagamento.
Este relatório é muito útil por exemplo na visualização de todos os pagamentos feitos por um usuário, acompanhando os detalhes de suas atividades de pagamentos.
Relatório de Reconciliação do Usuário
Um relatório de reconciliação do usuário hoteleiro mostra um resumo de todas as transações e pagamentos lançados por determinado usuário do sistema.
Este relatório mostra dados das transações em débito e crédito relacionadas ao usuário específico em determinado período de tempo selecionado.
Relatório Diário de Receitas
O relatório diário de receitas hoteleiras é similar a um relatório da gerência ou um relatório de balancete. Ele permite que você visualize a receita gerada para determinada data, do início do mês até o dia de hoje, e desde o início do ano. O relatório apresenta as origens de cada fonte de receita.
O relatório diário de receitas será útil para que você tenha tanto um resumo como um detalhamento de sua receita por departamento/categorias. Assim, você poderá identificar potenciais problemas e garantir que sua receita está de acordo com sua taxa de ocupação atual.
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Relatório de Saídas
O relatório de saídas do hotel mostra quais hóspedes atualmente na casa estão programados para fazer check-out no dia atual, no dia seguinte ou em outro dia específico. Toda noite, seu gerente ou auditor noturno deve criar dois relatórios de saídas, um para o dia atual e um para o dia seguinte. Isto ajudará a identificar hóspedes que não fizeram o devido check-out, assim como ajudar sua equipe a se preparar para as saídas do dia seguinte. Sua equipe da recepção precisa saber quais quartos estarão disponíveis para novas reservas entrantes e a equipe de limpeza deverá prepará-los.
Sem completar um relatório de saídas todas as noites, sua propriedade fica sob risco de overbookings. Por exemplo, se um hóspede não fizer o check-out no dia previsto e um novo hóspede daquele quarto chegar, será necessário investigar o que aconteceu. Sem relatórios noturnos, você não tem como auditar sua situação em termos de ocupação real.
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