Em uma empresa de logística, alguns pontos devem ser considerados para que o negócio alcance resultados satisfatórios e garanta a satisfação dos clientes. A comprovação de entregas é uma delas.
Com o objetivo de essa etapa do processo ocorrer sem falhas e de forma automatizada, contar com um sistema que contribui para a organização da equipe e garanta maior confiabilidade de que essa etapa de fato foi concluída deve ser uma das prioridades da equipe.
Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda por que deve contar com um sistema como esse, quais são os seus diferenciais.
Continue a leitura e saiba mais!
Importância de um processo de comprovação de entregas
No dia a dia de uma transportadora, são realizadas diversas atividades até que a operação de transporte seja concluída.
Em todas essas etapas, são muitos os documentos emitidos pelo negócio — devido a essa grande volumetria de materiais, as chances de existir dificuldades para organização ou de extraviar algum material são significativas.
Se isso acontece, a gestão tem em mãos um problema: comprovar que a entrega de determinada mercadoria, de fato, foi realizada conforme o acordado.
Vantagens de contar com um acompanhamento de entregas
Contar com um processo bem-alinhado de acompanhamento de entregas oferece muitos diferenciais para a empresa. Confira alguns dos principais!
Informações claras
Por meio desse acompanhamento próximo, a equipe tem a oportunidade de conferir se houve a entrega da mercadoria acordada de forma ágil.
Nesse sentido, sempre que houver alguma dúvida por alguém do time ou pelo cliente, facilmente essa consulta é feita no sistema.
Acompanhamento de indicadores
Para garantir o sucesso do negócio, indicadores precisam ser analisados de forma contínua para implementar melhorias sempre que necessário.
Ao acompanhar as entregas, a empresa conta com maior confiabilidade dessas informações, avaliando se o tempo gasto pela transportadora é satisfatório ou requer melhorias.
Liberação de pagamento
Existem embarcadores que, antes de realizar o faturamento da entrega, exigem a comprovação de que ela de fato foi realizada.
Com um sistema que acompanha essa etapa, facilmente a transportadora pode oferecer essas informações, otimizando as atividades dos profissionais.
Aumento de performance
Conforme explicamos, acompanhar indicadores contribui para entender se a performance da empresa de fato atende às expectativas de clientes e fornecedores.
Dessa forma, a equipe conta com dados para suas tomadas de decisão, contribuindo para otimizar a conclusão de entrega dos itens.
Principais erros no processo de comprovação de entregas
Que esse processo é essencial para a empresa, já sabemos. Porém, as organizações ainda cometem erros que devem ser entendidos e analisados para garantir máxima eficiência de suas atividades. Entre eles, Voltér destaca:
- não efetuar a assinatura ou datação no documento de comprovação, o que invalida o valor jurídico;
- armazenar inadequadamente o documento, que pode ser danificado no período de 5 anos;
- não armazenar a versão digital desse material, uma vez que essa prática facilita consultas e disponibiliza informações para as pessoas interessadas.
Considerações ao escolher um sistema de comprovação de entregas
Conforme mencionamos, um sistema será muito útil para que a transportadora possa fazer a comprovação de entregas.
A seguir, explicamos alguns tópicos que devem ser considerados no momento de escolher por um. Confira!
Leia mais: Guarda de documentos fiscais: tudo que você precisa saber
Praticidade e agilidade na utilização
Para que a comprovação de entrega seja feita, o motorista deve realizar a operação na frente do cliente final. Com o objetivo de que esse documento seja gerado para a transportadora e ela possa utilizá-lo com as finalidades já apresentadas, essa ferramenta precisa gerar o arquivo de forma rápida, com poucas ações.
Dessa forma, o trabalho do motorista será otimizado, além de a gestão ter acesso a essa confirmação em poucos minutos.
Disponibilização da informação em tempo real
Voltér afirma que, tão importante quanto gerar a informação de forma rápida, disponibilizá-la para todas as partes de interesse na mesma velocidade é essencial.
Nesse sentido, ao buscar por um sistema de comprovação de entregas, entenda se a atualização é em tempo real para garantir maior confiabilidade das informações.
Ao buscar por uma ferramenta, a empresa deve estar atenta, ainda, ao suporte oferecido pela marca pretendida. Dessa forma, há a possibilidade de identificar falhas e mapear os pontos-chave do processo de comprovação de entrega — gerando um plano de atividades que tenha o objetivo de implementar a solução de forma eficiente.
Antes de implementar a ferramenta, explique para seus colaboradores sobre os diferenciais dessa solução, apresentando os ganhos que a empresa terá — de modo que os estimule a utilizá-la de maneira correta.
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