Saiba o que é homologação de fornecedores na construção e como fazer

Também chamada de qualificação, validação ou certificação, a homologação de fornecedores é o processo pelo qual se avaliam informações e documentos de empresas e terceirizados que se relacionam com sua construtora. E é de extrema importância que a construtora ou a incorporadora tenha o máximo de informações e referências do prestador de serviços que ela está contratando.

A homologação surge como uma das melhores formas de mitigar riscos tributários, trabalhistas, operacionais e reputacionais inerentes a cada tipo de nova relação firmada, seja qual for a etapa da obra.

É importante entender a homologação de fornecedores porque ela não é algo definitivo, feita apenas uma vez. Ou seja, a construtora precisa retomar o processo periodicamente e avaliar a sua cadeia de prestadores de serviços.

Então, você deve estar se perguntando: como realizar uma homologação e quais os documentos necessários? É isso que veremos neste post.

E lembre-se: isso vale tanto para fornecedores de materiais e equipamentos quanto para serviços e mão de obra em geral.

O processo de homologação deve ser voltado ao gerenciamento e análise dos riscos decorrentes de cada tipo de contratação. Portanto, é uma forma de garantir a eficiência e segurança em todo o ciclo de fornecimento ou prestação de serviços.

A homologação de fornecedores deve começar com a divisão da cadeia de fornecimento em categorias, para segmentar e identificar os riscos inerentes a cada tipo de relação, bem como o peso e criticidade da análise de cada um deles.

Dessa forma, vale lembrar que, na construção civil, a quantidade de terceirizados e prestadores de serviços alocados em cada obra obriga as construtoras a monitorar continuamente o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias. Pois é a forma de mitigar os riscos trabalhistas de eventuais ações interpostas pelos colaboradores de tais empresas.

Vale ressaltar que cada área de compras e suprimentos tem sua própria forma de seleção e qualificação de fornecedores. Algumas avaliam históricos recentes de vendas, atendimento a prazos, certificações, entre outras coisas. Mas é preciso ir além – e é o que veremos a seguir.

Documentos necessários para homologação de fornecedores

Para facilitar, listamos 5 tipos para sua construtora se atentar.

Questões trabalhistas

Certamente você já ouviu falar de alguma obra que interrompeu os serviços por problemas trabalhistas da empreiteira contratada, em especial as de menor porte. Isso não é uma novidade na construção civil.

Quando envolve terceirização de serviços ou fornecimento de mão de obra, é preciso um cuidado maior do contratante em relação ao cumprimento das obrigações referentes aos funcionários terceirizados. Por isso, recomenda-se solicitar da contratada documentos como;

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
• Certificado de Regularidade do FGTS
• Informações de outros processos trabalhistas
• Documentos específicos dos colaboradores mobilizados, como recibos de pagamento dos salários, comprovantes de GFIP e outros

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Fiscal

Para qualquer tipo de relacionamento financeiro existem documentos necessários para homologação de fornecedores que são importantes.

Por exemplo: informações básicas que comprovem a regularidade da atuação da empresa contratada no país, desde questionários com informações básicas sobre sócios, referências bancárias e comerciais, a documentos como:

• Contrato Social
• Cartão de CNPJ
• Inscrição Estadual
• Inscrição Municipal
• Alvará e Licença de Funcionamento

Tributário

É recomendável também fiscalizar o cumprimento das obrigações tributárias por parte das contratadas, através de:

• Certidões de regularidade fiscal, como a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União
• Certidões negativas estaduais e municipais
• Outros comprovantes de pagamento de tributos ou obrigações acessórias mais específicas

Isso vai evitar uma eventual responsabilização tributária, que pode ocorrer, por exemplo, no âmbito da fiscalização estadual, que pode atribuir ao contratante o dever de quitar débitos de ICMS do fornecedor.

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Operacional

Saúde e segurança são pontos de atenção em qualquer obra, por isso é essencial ter esse controle e garantir que as contratadas atendam às normas.

Por exemplo:

• NR 18 para segurança e saúde no trabalho
• NR-35 para o trabalho em altura
• NR-09 com o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA
• NR-07 com o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO

Compliance reputacional

Esse tipo de homologação de fornecedores está ligada ao dano à imagem da empresa contratante, causado por um fornecedor, por exemplo, que utiliza mão de obra escrava, que não faz a destinação adequada de resíduos, entre outras situações graves.

Por isso, é recomendável cobrar a existência de políticas internas e manuais de boas práticas em geral, monitorar listas e cadastros públicos de sanções administrativas como:

• CEIS – Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas
• CNEP – Cadastro Nacional de Empresas Punidas
• CEPIM – Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas
• Acordos de Leniência, disponibilizados no Portal da Transparência
• Problemas na homologação de fornecedores

Definitivamente, a contratação de qualquer fornecedor na construção civil não deve levar em consideração apenas preço e qualidade. Claro que são os dois fatores cruciais, mas, como mostramos, há outros fatores e documentos para analisar, a fim de mitigar riscos.

Mas se a sua construtora se deparar com fornecedores com problemas e quiser prosseguir com a contratação mesmo assim, há como resolver. Não é preciso desfazer um relacionamento, no caso de fornecedores que já atendem à construtora.

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Nesses casos, é importante desenvolver relatórios de conformidade com as pendências a serem sanadas para preservar a relação e garantir a continuidade no fornecimento ou prestação de serviços.

Conscientização e compreensão da contratada em relação às irregularidades garante o aperfeiçoamento das políticas e processos internos do fornecedor, além de estreitar ainda mais a relação de confiança entre as partes. A homologação é um processo contínuo e a construtora precisa ter uma rotina de monitoramento, a fim de mitigar a maior quantidade possível de riscos.

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