Um dos processos essenciais e, portanto, críticos de uma empresa que fornece mercadorias é o controle da disponibilidade de estoque. Além da sua importância, gerenciar o armazenamento de produtos é uma tarefa muito complicada.
Vale lembrar que é preciso saber gerenciar o armazenamento de produtos sem comprometer o capital, mas garantindo a presença dos itens essenciais para entrega aos clientes.
Sua empresa enfrenta esse desafio? Então não perca este post. Nele, nós vamos falar sobre a importância da gestão do estoque e listar 6 estratégias infalíveis para garantir a disponibilidade dos produtos. Vamos começar?
A importância de uma boa gestão de estoque
Ter os produtos solicitados em estoque é fundamental para que a empresa consiga atender às demandas de seus clientes. Sem esse requisito, ela perde muitas oportunidades de negócios, com consequente redução no faturamento.
No entanto, sabe-se que manter um estoque muito acima de seu giro médio não é financeiramente saudável para um empreendimento. Armazenar produtos envolve investimento, e quando a quantidade de mercadorias retidas é muito maior que o volume de vendas, ocorre o comprometimento do capital da empresa.
Isso sem falar nas perdas que podem acontecer durante o armazenamento, como a expiração da validade, perda do timing para a venda de produtos sazonais, danos às mercadorias, entre outras situações que geram prejuízo.
Portanto, é preciso gerenciar a rotatividade dos produtos com eficiência e utilizar as estratégias mais eficazes para isso.
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6 estratégias para controlar a disponibilidade de estoque
1. Organize o espaço
Pode parecer uma dica básica, mas o fato é que um número considerável de empreendimentos simplesmente falha nesse quesito.
Sem um estoque organizado é muito difícil ter um bom controle dos produtos que realmente estão lá dentro. Isso impede o acompanhamento efetivo do giro das mercadorias, fundamental para a elaboração de um cronograma de compras inteligente.
Portanto, é impossível pensar em controle de estoque sem dar este primeiro passo. Avalie o espaço, certifique-se de que há organizadores como estantes e prateleiras suficientes para dispor os produtos de maneira adequada, agrupe-os e siga em direção ao próximo passo.
2. Faça um inventário minucioso
Relacione tudo o que há no estoque — tanto as mercadorias vendidas ao cliente quanto a matéria-prima, se a sua empresa trabalha com a produção. O controle dos suprimentos também é fundamental.
Nesse processo de organização do inventário, seja minucioso. Aproveite para criar um método de padronização e descrição de itens, o que evitará registros duplicados e erros de estoque.
Uma excelente alternativa é dividir os produtos em categorias e criar códigos para cada um deles. Essa medida vai ajudá-lo a manter o estoque organizado e garantir a eficiência do controle.
E para manter esse inventário atualizado? A maioria das empresas concorda que fazer um levantamento desta natureza com muita frequência não é possível, mas muitas delas encontraram uma fórmula simples: o inventário rotativo.
Nesse sistema, uma parte do estoque é escolhida diariamente e vistoriada. As eventuais divergências são logo corrigidas, o que evita grandes distorções observadas quando apenas um grande levantamento é feito depois de um longo período sem controle.
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3. Crie procedimentos para a entrada e saída de produtos
A correria do dia a dia não pode servir como desculpa para que o controle correto das entradas e saídas de materiais seja negligenciado.
Os procedimentos de registro e controle devem ser instituídos e cobrados rigidamente. Entradas e saídas devem ser anotadas em um sistema informatizado, que vai não só registrar essa informação, mas integrá-la a outros departamentos, otimizando processos.
Essa medida simples — a utilização da tecnologia — é essencial para que, pouco tempo após a implantação do controle, os gestores tenham dados confiáveis para análise dos processos e possam gerenciar o estoque de forma inteligente.
4. Faça uma análise crítica do seu estoque e inventário
Se a movimentação do estoque for analisada detalhadamente, os gestores podem utilizar os detalhes diários e semanais do inventário para prever vendas, alinhar o ritmo da produção e planejar as compras de suprimentos.
Como já falamos no item anterior, a tecnologia é um aliado fundamental para essa análise. Ela vai garantir que a empresa tenha informações sobre o giro médio dos produtos e utilização da matéria-prima de acordo com o fluxo produtivo.
Com esses dados, ela pode elaborar uma política e cronograma de compras que estabeleça um nível seguro de estoque, evitando a ruptura sem comprometer desnecessariamente o capital.
Esse resultado pode ser expresso em uma palavra essencial para a saúde financeira do empreendimento: equilíbrio. O ideal é que o gestor utilize o levantamento de todos os produtos que estão no estoque para comparar a data de recebimento e o tempo médio que ele permanece estocado, o que proporciona uma visão realista da demanda das mercadorias.
5. Estabeleça um cronograma de compras inteligente
A análise desses dados e o conhecimento da real demanda permite a elaboração de um processo de recebimento e saída. A essa altura, o gestor já sabe exatamente quais são os produtos com maior e menor giro e seu tempo ideal de reposição.
Assim, ele pode programar as compras e garantir que os produtos ou matérias-primas nunca faltem, o que caracteriza uma ruptura, mas também não permite a sobra de grandes quantidades de mercadorias.
Não se deve esperar que o produto se esgote no estoque para pedir uma nova remessa ao fornecedor. Também é importante fazer a compra com uma breve margem de segurança para contornar possíveis problemas com atraso.
Estabeleça parcerias com fornecedores de confiança, que você sabe que cumprem os prazos estabelecidos e jamais comprometerão o bom funcionamento do seu negócio.
6. Conheça a movimentação logística de seus fornecedores
No entanto, mesmo que a sua empresa conte com fornecedores de confiança, cada um deles pode exigir um prazo mínimo para entrega de mercadorias. Esse período leva em conta diversos fatores que variam desde a capacidade produtiva do parceiro até sua gestão logística.
Por isso, não basta estabelecer uma data padrão. É importante criar um calendário de compras que contemple essas diferenças, leve a movimentação logística em consideração e garanta o pleno abastecimento do seu negócio.
Atualmente, algumas ferramentas permitem a automação de processos de integração de dados com as transportadoras.
Com elas, sua empresa tem uma visão antecipada das dificuldades logísticas e de comunicação com os fornecedores, favorecendo o planejamento eficiente das compras. Elas ainda apresentam as seguintes vantagens:
- redução do tempo de recebimento de arquivos de status de pedidos e entregas;
- antecipação dos movimentos logísticos e atrasos nas entregas;
- visão do fluxo de cargas e custos de fretes regionais
- automação da conferência dos fretes com aproveitamento de dados fiscais da NF-e e CT-e.
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