Qualquer empresa precisa lidar com documentos fiscais eletrônicos constantemente. As suas funções variam entre diversos motivos como registrar operações, prestação de contas ao governo, controle de vendas e compras, entre muitos outros.
A legislação brasileira é muito complexa, e é cada vez maior o número de documentos fiscais que precisam ser emitidos e enviados de maneira eletrônica. Por isso, é importante que você saiba quais precisam ser gerados pela sua empresa.
Pensando nisso, elaboramos este post para esclarecer as principais dúvidas em relação aos diferentes tipos de documentos. Continue a leitura e confira!
Definição de documentos fiscais eletrônicos a sua importância
Os documentos fiscais eletrônicos têm a finalidade de comprovar as transações de vendas de produtos, prestações de serviços e transporte. Quem não realizar sua correta emissão ou cometer algum tipo de erro de preenchimento pode ser enquadrado no crime de sonegação fiscal, conforme a Lei n° 4.729/65.
A pena corresponde a detenção pelo tempo de seis meses a dois anos e aplicação de multa com valor entre duas a cinco vezes o montante do tributo que deveria ser pago.
Para evitar a punição, é necessário armazenar os documentos fiscais eletrônicos (arquivos XML) pelo período estabelecido em lei — em torno de cinco anos —, para apresentação caso o Fisco solicite-os.
A emissão adequada desses documentos aumenta a credibilidade do negócio diante de parceiros, instituições bancárias, fornecedores e órgãos públicos.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Trata-se de um dos documentos fiscais eletrônicos mais usados, emitido para registrar transações comerciais geradas por pessoas jurídicas — por exemplo, baixa de estoques e vendas, entre outros. Nele são ressaltados os seguintes impostos: PIS. ICMS, IPI, Cofins e o Imposto sobre Importação.
Sua adesão é obrigatória para contribuintes de ICMS, que desejam fixar essas operações.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é usada para registrar a prestação de serviço, como transporte feitos dentro do município. Seu principal objetivo é apontar qualquer tipo de prestação em que não é possível emitir a NF-e.
Nesse documento, é salientado o ISS ou ISSQN, em que a alíquota é definida pelo município, podendo variar entre 2% a 5%.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Sua finalidade é estimar o ICMS das mercadorias comercializadas pelo varejo para o cliente final, substituindo o cupom fiscal gerado por ECF e a nota fiscal modelo 2 de venda ao consumidor.
A NFC-e permite que a SEFAZ consiga ter acesso no mesmo instante em que ela for emitida. Entre suas principais vantagens estão a redução da burocracia, integração com dispositivos móveis, diminuição dos custos e desperdícios de papéis, e eliminação da necessidade de fiscalização nas máquinas por parte da SEFAZ.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
É um documento expedido para apontar as movimentações de transporte de carga de terceiros. Nele, são relacionadas as notas fiscais dos produtos que serão transportados.
É por meio do CT-e que os postos fiscais vão averiguar a prestação de serviço que está sendo executada. Além do registro do transporte, também assegura a devida contribuição de impostos, como PIS, ICMS e Cofins.
Conhecimento de Transporte para fretamento e outros serviços (CT-e OS)
Tem como propósito comprovar as transações que não se enquadram no CT-e. Porém, não substitui a Nota Fiscal para Serviços e Transportes (NFST).
Veja quem deve emiti-lo:
- empresas de viagem ou transportadoras que realizem serviços de transporte entre estados, município ou países, em veículo próprio ou fretado;
- transportadoras de valores, com o objetivo de englobar todas as atividades executadas pela organização, em relação a cada um dos tomadores do serviço, no dia da contabilização do tributo;
- transportadoras de passageiros, para integrar, no fim da apuração dos impostos, os documentos que versem sobre excesso de bagagens e malas expedidos naquele mês.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Foi elaborado com a finalidade de propiciar a fiscalização e reduzir o tempo de parada nos postos fiscais, já que ele faz uma breve síntese das operações de transporte, englobando dados do motorista, veículo, destino, origem e documentos provenientes do transporte, como a NF-e e o CT-e. É obrigatório e sua ausência pode gerar multas ou apreensão do veículo.
Carta de Correção Eletrônica (CCe)
Foi elaborada para o uso por companhias que já utilizam a NF-e, para corrigir falhas em certos campos do documento.
Contudo, essas falhas não devem estar ligadas às variáveis que estipulam o montante do imposto — como a alíquota, base de cálculo, valor da operação etc — ou às alterações de dados que impliquem na mudança do destinatário ou remetente, data da saída do produto ou de emissão de NF-e.
Pelo fato de não ser adotada em todo o país, é necessário acessar a SEFAZ para conferir se está disponível no estado de atuação do negócio. Onde não tiver o modelo digital, o documento pode ser feito em papel.
Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
Foi elaborado com o objetivo de substituir a Carta-Frete. Trata-se de um número único para cada contrato de frete, legitimado pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) pela internet. Precisa estar presente no contrato de frete e no CT-e, caso haja subcontratação.
É exigido dos condutores nas paradas para fiscalização. Se não apresentado, a multa pode variar entre R$550 a R$10,5 mil para a empresa contratante e para o motorista. Vale para todo o Brasil.
Leia mais: Demandas de frete: usar aplicativo ou agenciador de cargas?
Como emitir um documento fiscal eletrônico?
Para emitir documentos fiscais eletrônicos, é preciso:
- ter o certificado digital padrão ICP Brasil;
- realizar o credenciamento de emitente no site da SEFAZ do seu estado;
- ter um software emissor de notas fiscais eficiente, que ofereça o serviço de forma segura e com qualidade.
Neste post, vimos como funcionam os documentos fiscais eletrônicos. Agora, não perca mais tempo e garanta que a sua empresa emita os necessários. Essa prática fará com que todas as obrigações sejam cumpridas dentro do prazo, evitando que o negócio fique irregular e seja penalizado com multas que podem causar prejuízos financeiros. Para isso, contar com a ajuda de um profissional é fundamental.
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